Tôi từng là một CEO “ghét” tài chính
Thú thật với bạn, tôi là một người của ý tưởng, của marketing và sáng tạo. Tôi có thể dành hàng giờ để xây dựng hệ thống, thiết kế sản phẩm, hay nghĩ ra các chiến dịch điên rồ. Nhưng cứ hễ đụng đến những con số, những bảng báo cáo tài chính dày đặc, tôi lại cảm thấy một nỗi “ám ảnh” không hề nhẹ. Cảm giác đó, có lẽ nhiều founder có xuất thân từ marketing hay sản phẩm như tôi sẽ hiểu.
Mỗi lần kế toán gửi file Excel, tôi lại thấy mình như đang chuẩn bị đối mặt với một kỳ thi toán cao cấp. Mọi thứ thật phức tạp, khô khan và tốn thời gian. Tôi biết chúng quan trọng, cực kỳ quan trọng, nhưng tôi vẫn luôn tìm cách trì hoãn. Sự né tránh này dần biến thành một nỗi lo mơ hồ: Liệu công ty có đang ổn không? Dòng tiền có vấn đề gì không? Tôi có đang bỏ lỡ một “tín hiệu đỏ” nào không?
Và rồi, tôi phát hiện ra một hệ thống đã thay đổi hoàn toàn cuộc chơi. Một phương pháp đơn giản đến không ngờ, giúp tôi kiểm soát sức khỏe tài chính của toàn bộ doanh nghiệp chỉ qua một tin nhắn mỗi tuần. Nó được gọi là CEO Scorecard.
CEO Scorecard là gì mà “thần kỳ” đến vậy?
Bạn đừng vội hình dung ra một thứ gì đó phức tạp. CEO Scorecard thực chất là một hệ thống báo cáo tài chính được “tối giản hóa” một cách triệt để. Nó không phải là một file Excel với hàng trăm dòng, mà là một bản tóm tắt các chỉ số quan trọng nhất, được gửi thẳng đến điện thoại của tôi dưới dạng một tin nhắn ngắn gọn vào mỗi cuối tuần.
Mục đích của nó rất rõ ràng: giúp CEO, đặc biệt là những người không chuyên về tài chính, có được một cái nhìn tổng quan, nhanh chóng và chính xác về “nhịp đập” của doanh nghiệp. Nó giống như một bảng điều khiển trên xe hơi vậy. Bạn không cần phải là một kỹ sư cơ khí để biết xe đang chạy với tốc độ bao nhiêu, còn bao nhiêu xăng, hay động cơ có đang quá nhiệt hay không. CEO Scorecard cũng hoạt động theo nguyên lý tương tự.
Hệ thống này giúp tôi thoát khỏi mớ bòng bong của các con số, để tập trung vào điều quan trọng nhất: hiểu được câu chuyện đằng sau chúng và ra quyết định.
Nó biến một công việc đáng sợ thành một thói quen đơn giản trong 5 phút. Thay vì né tránh, tôi bắt đầu mong chờ tin nhắn đó mỗi tuần.
5 chỉ số vàng bạn cần nắm trọn trong lòng bàn tay mỗi tuần
Vậy, tin nhắn “thần thánh” đó chứa những gì? Sau nhiều năm vận hành, tôi và CFO của mình đã chắt lọc và chỉ giữ lại những con số thực sự cốt lõi, những chỉ số có khả năng kể chuyện rõ ràng nhất về tình hình kinh doanh. Đây là những gì tôi nhận được hàng tuần:
- Doanh thu (Revenue): Con số cơ bản nhất cho thấy cỗ máy của bạn có đang tạo ra tiền hay không.
- Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold – COGS): Chi phí trực tiếp để tạo ra sản phẩm/dịch vụ. Con số này giúp tôi biết mình đang chi bao nhiêu để kiếm được một đồng doanh thu.
- Biên lợi nhuận (Profit Margin): Lấy doanh thu trừ đi giá vốn. Đây là con số cho thấy hiệu quả thực sự trong hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn.
- Tiền mặt trong ngân hàng (Cash in Bank): “Máu” của doanh nghiệp. Dù lợi nhuận cao đến mấy mà không có tiền mặt, công ty vẫn có thể “chết”. Con số này giúp tôi ngủ ngon mỗi đêm.
- Các chỉ số bán hàng then chốt (Key Sales Metrics): Tùy vào mô hình kinh doanh, đó có thể là tỷ lệ chốt đơn (Close Rate), tỷ lệ khách tham gia buổi tư vấn (Show Rate),… Nó cho thấy sức khỏe của “đầu vào” phễu bán hàng.
Để dễ hình dung, đây là một bảng tóm tắt đơn giản về những gì tôi nhận được:
| Chỉ Số | Mục Đích | Câu Hỏi Cần Trả Lời |
|---|---|---|
| Doanh thu | Đo lường quy mô bán hàng | Tuần này chúng ta kiếm được bao nhiêu tiền? |
| Giá vốn hàng bán | Đo lường chi phí trực tiếp | Chúng ta đã tốn bao nhiêu để có được doanh thu đó? |
| Biên lợi nhuận | Đo lường hiệu quả kinh doanh | Sau khi trừ chi phí trực tiếp, chúng ta còn lại bao nhiêu? |
| Tiền mặt trong ngân hàng | Đo lường sự sống còn | Chúng ta có đủ “oxy” để thở không? |
| Chỉ số bán hàng | Đo lường sức khỏe phễu | Đội ngũ bán hàng có đang hoạt động tốt không? |
Chỉ cần 5 chỉ số này thôi, tôi đã có thể nắm được 80% câu chuyện tài chính của cả một tuần. Đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ.
Từ tin nhắn đến hành động cụ thể trong 15 phút
Nhận được dữ liệu chỉ là bước đầu tiên. Điều thực sự tạo nên sự khác biệt của hệ thống CEO Scorecard không chỉ nằm ở các con số, mà ở phần tiếp theo của tin nhắn. Ngay bên dưới các chỉ số, CFO của tôi sẽ gửi thêm 3 đến 5 gạch đầu dòng đề xuất hành động.
Đó là những gợi ý cực kỳ sắc bén, dựa trên các con số vừa báo cáo. Ví dụ: “Biên lợi nhuận giảm 5% do chi phí X tăng, tuần tới cần rà soát lại nhà cung cấp này.” hoặc “Tỷ lệ chốt đơn giảm, đề xuất team sales xem lại kịch bản tư vấn.”
Đây mới chính là “vàng ròng”. Nó biến những con số vô tri thành những nhiệm vụ cụ thể. Và tôi có một quy tắc bất di bất dịch:
Trước khi chính thức kết thúc tuần làm việc và tận hưởng ngày thứ Bảy, tôi phải đảm bảo mọi gạch đầu dòng đề xuất đó đã được chuyển hóa thành một kế hoạch hành động cụ thể, được giao cho đúng người phụ trách, và có deadline rõ ràng.
Quy trình này ép tôi phải đối mặt và giải quyết vấn đề ngay lập tức. Không còn sự trì hoãn. Không còn “để mai tính”. Mọi nguy cơ tiềm ẩn đều được xử lý từ trong trứng nước. Đây chính là cách biến việc quản lý tài chính từ bị động thành chủ động. Bạn không chỉ “xem” báo cáo, bạn đang “điều hành” doanh nghiệp dựa trên dữ liệu.
Phân công “bộ não” tài chính của doanh nghiệp
Để hệ thống này vận hành trơn tru, bạn cần có sự phân công vai trò rõ ràng. Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần một kế toán là đủ. Nhưng trong hệ thống của tôi, bộ phận tài chính có hai vai trò tách biệt nhưng bổ trợ cho nhau:
- CFO (Giám đốc tài chính): Đây là “kiến trúc sư trưởng”. Công việc của anh ấy không phải là ghi chép sổ sách. Anh ấy tập trung vào chiến lược: phân tích các chỉ số từ CEO Scorecard, đưa ra các đề xuất hành động, tư vấn về dòng tiền, và hoạch định bức tranh tài chính lớn hơn. Anh ấy là người mang lại trí tuệ từ những con số.
- Finance Manager (Quản lý tài chính): Đây là “người thợ lành nghề”. Anh ấy xử lý các công việc vận hành hàng ngày: xuất hóa đơn, quản lý các khoản thanh toán, làm việc với ngân hàng, và đảm bảo sổ sách kế toán luôn chính xác.
Sự phân công này giải phóng CFO khỏi các công việc sự vụ, để anh ấy có thể tập trung vào những việc chỉ anh ấy làm được. Nhờ vậy, những đề xuất tôi nhận được mỗi tuần luôn có chiều sâu và tầm nhìn chiến lược. Bạn không cần phải có một đội ngũ cồng kềnh, nhưng việc phân vai rõ ràng giữa “chiến lược” và “thực thi” trong tài chính là cực kỳ quan trọng.
Giải phóng bản thân và tìm lại tự do
Cuối cùng, CEO Scorecard không chỉ là một công cụ quản lý. Đối với tôi, nó là một sự thay đổi về tư duy. Nó giúp tôi nhận ra rằng, để kiểm soát tài chính, bạn không nhất thiết phải trở thành một chuyên gia tài chính. Bạn chỉ cần một hệ thống thông minh, tối giản và những người cộng sự giỏi.
Hệ thống này đã trả lại cho tôi sự tự do. Tự do khỏi nỗi sợ những bảng tính. Tự do khỏi sự lo lắng mơ hồ về sức khỏe công ty. Và quan trọng nhất, nó giải phóng thời gian và năng lượng để tôi tập trung vào thế mạnh lớn nhất của mình: sáng tạo và xây dựng tầm nhìn cho doanh nghiệp.
Bạn có đang vật lộn với những con số giống tôi ngày trước không? Hãy thử bắt đầu với một phiên bản CEO Scorecard thật đơn giản cho riêng mình ngay tuần này xem sao. Chia sẻ cảm nhận và khó khăn của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé, chúng ta sẽ cùng nhau tìm ra giải pháp!