Sức mạnh tiềm ẩn của ‘anti-goal’ trong việc tối ưu hóa năng suất
Chúng ta luôn được dạy rằng để thành công, phải đặt ra mục tiêu: mục tiêu doanh thu, mục tiêu học tập, mục tiêu sức khỏe. Càng nhiều mục tiêu, càng chi tiết, càng tốt. Nhưng bạn có bao giờ cảm thấy đuối sức trong chính ma trận mục tiêu mà mình đặt ra? Tôi đã từng như vậy. Suốt nhiều năm, tôi bị ám ảnh bởi việc phải làm nhiều hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn. Kết quả là một lịch trình dày đặc, những ngày làm việc kéo dài và cảm giác kiệt quệ. Mãi cho đến khi tôi khám phá ra một khái niệm ngược đời: anti-goal – hay mục tiêu “không làm”.
Nghe có vẻ lười biếng, nhưng thực chất, anti-goal là một công cụ chiến lược cực kỳ mạnh mẽ. Đó là việc bạn chủ động quyết định những điều mình sẽ không làm để bảo vệ tài nguyên quý giá nhất: thời gian, năng lượng và sự tập trung. Thay vì cố gắng nhồi nhét thêm việc, bạn tạo ra những khoảng trống cần thiết để thực hiện những công việc có giá trị cao nhất. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ 3 ‘anti-goal’ đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc, giúp tôi thoát khỏi áp lực và xây dựng The One-Person System một cách bền vững.
Anti-goal 1: Không họp trước buổi trưa – Giải phóng không gian cho ‘deep work’
Tôi vẫn nhớ như in những buổi sáng của vài năm về trước. 8 giờ sáng, vừa cầm ly cà phê lên là đã phải vào cuộc họp đầu tiên. 9 giờ họp với đối tác. 10 giờ họp team. Buổi sáng, khoảng thời gian mà não bộ minh mẫn và sáng tạo nhất, lại bị xé vụn bởi những cuộc họp kém hiệu quả. Năng lượng của tôi bị rút cạn trước cả khi tôi kịp bắt tay vào công việc thực sự quan trọng. Tôi nhận ra mình đang sống trong một vòng lặp của sự “phản ứng” – phản ứng với email, với tin nhắn, với lịch họp của người khác.
Đó là lúc tôi đặt ra anti-goal đầu tiên và quan trọng nhất: Tuyệt đối không có cuộc họp nào trước 12 giờ trưa.
Quyết định này ban đầu gây ra một vài xáo trộn nhỏ, nhưng kết quả nó mang lại thật sự là một cuộc cách mạng. Bốn tiếng đồng hồ mỗi sáng, từ 8 giờ đến 12 giờ, trở thành “vùng cấm địa” bất khả xâm phạm. Đó là khoảng thời gian tôi dành hoàn toàn cho deep work – những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ như viết lách, lên chiến lược, thiết kế hệ thống. Không có thông báo, không có cuộc gọi, chỉ có tôi và công việc. Hiệu suất của tôi tăng vọt. Những ý tưởng mà trước đây tôi phải vật lộn cả tuần mới nghĩ ra, giờ đây có thể được hoàn thành chỉ trong một buổi sáng. Việc bảo vệ không gian này đã giúp tôi chuyển từ thế bị động sang chủ động kiến tạo ngày làm việc của mình.
Bạn có thể nghĩ, “Làm sao tôi làm được điều đó? Công ty tôi yêu cầu họp sáng mà!” Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ. Thử chặn lịch “Focus Time” trên calendar của bạn. Trao đổi với đội nhóm về việc gom các cuộc họp vào buổi chiều để mọi người có không gian tập trung vào buổi sáng. Bạn sẽ ngạc nhiên về cách mọi người tôn trọng ranh giới của bạn khi bạn trình bày nó một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Đây không phải là sự ích kỷ, đây là cách bạn mang lại giá trị cao nhất cho chính công việc của mình và tổ chức.
Anti-goal 2: Không họp quá 30 phút – Đặt giới hạn để tăng hiệu quả
Bạn đã bao giờ tham gia một cuộc họp kéo dài 60 phút nhưng thực chất chỉ có 15 phút nội dung giá trị, còn lại là những câu chuyện phiếm và các thảo luận lan man chưa? Tôi tin là rồi. Parkinson’s Law nói rằng: “Công việc sẽ luôn phình ra để chiếm hết thời gian được ấn định cho nó”. Một cuộc họp 60 phút sẽ kéo dài đúng 60 phút, dù vấn đề có thể được giải quyết trong 15 phút. Nhận ra điều này, tôi đã áp dụng anti-goal thứ hai: Không có cuộc họp nào kéo dài quá 30 phút.
Giới hạn thời gian 30 phút tạo ra một áp lực tích cực, buộc tất cả những người tham gia phải chuẩn bị kỹ lưỡng và đi thẳng vào vấn đề. Không còn thời gian cho những màn dạo đầu không cần thiết. Hiệu quả của các cuộc họp tăng lên một cách đáng kinh ngạc. Để thực thi quy tắc này, tôi luôn tuân thủ một quy trình đơn giản nhưng hiệu quả:
- Gửi Agenda trước cuộc họp: Mọi người phải biết chính xác chúng ta sẽ thảo luận điều gì và mục tiêu cần đạt được là gì. Ai không chuẩn bị, người đó đang không tôn trọng thời gian của người khác.
- Bắt đầu đúng giờ, kết thúc đúng giờ: Tôi sử dụng đồng hồ đếm ngược hiển thị trên màn hình. Khi đồng hồ chỉ số 0, cuộc họp kết thúc, dù có đang dang dở. Điều này tạo ra một kỷ luật thép.
- Tập trung vào quyết định: Mục đích của một cuộc họp là để ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề, không phải để “cập nhật tình hình” (việc này có thể làm qua email hoặc báo cáo).
Đây là bảng so sánh nhanh hiệu quả trước và sau khi tôi áp dụng quy tắc 30 phút:
| Tiêu chí | Họp 60+ phút (Trước đây) | Họp ≤ 30 phút (Hiện tại) |
|---|---|---|
| Sự chuẩn bị | Thường là không, vào họp mới nghĩ | Bắt buộc, đọc agenda trước |
| Mức độ tập trung | Thấp, dễ lan man, check điện thoại | Cao, đi thẳng vào vấn đề |
| Kết quả | Thường kết thúc bằng “Để nghiên cứu thêm” | Thường kết thúc bằng quyết định cụ thể |
| Cảm giác sau họp | Mệt mỏi, tốn năng lượng | Rõ ràng, tràn đầy năng lượng |
Việc cắt giảm thời gian họp không chỉ giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, mà còn thay đổi văn hóa làm việc của cả những người xung quanh tôi. Mọi người học được cách tôn trọng thời gian và giao tiếp hiệu quả hơn. Nếu bạn đang cảm thấy ngột ngạt vì các cuộc họp, hãy thử đặt ra giới hạn này. Nó sẽ giải phóng bạn.
Anti-goal 3: Không có người tiêu cực xung quanh – Bảo vệ năng lượng tinh thần
Đây có lẽ là anti-goal khó thực hiện nhất, nhưng lại có tác động sâu sắc nhất đến sức khỏe tinh thần và sự bền bỉ của tôi. Trong hành trình xây dựng sự nghiệp, đặc biệt là với một hệ thống một người, năng lượng của bạn là tài sản quý giá nhất. Nó còn quan trọng hơn cả tiền bạc hay thời gian. Và có những người, mà tôi gọi là “ma cà rồng năng lượng” (energy vampires), chuyên hút cạn nguồn năng lượng đó bằng sự tiêu cực, than vãn và đố kỵ của họ.
Bạn biết kiểu người này mà: người luôn tìm thấy vấn đề trong mọi giải pháp, người luôn phàn nàn về mọi thứ nhưng không bao giờ hành động, người luôn hạ thấp ước mơ của bạn.
Tôi đã từng cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người, cố gắng giúp đỡ những người không muốn tự giúp mình. Nhưng tôi nhận ra rằng, năng lượng tiêu cực có sức lây lan khủng khiếp. Nó bào mòn sự lạc quan, gieo rắc sự nghi ngờ và khiến bạn kiệt sức. Vì vậy, tôi đã đặt ra anti-goal thứ ba: Chủ động giới hạn và loại bỏ những người tiêu cực ra khỏi cuộc sống và công việc của mình.
Điều này không có nghĩa là tôi trở nên thô lỗ hay cắt đứt mọi mối quan hệ. Nó có nghĩa là:
- Nhận diện: Tôi học cách nhận biết ai là người mang lại năng lượng tích cực và ai đang rút cạn năng lượng của mình.
- Thiết lập ranh giới: Với những người không thể tránh, tôi giới hạn thời gian tương tác. Một cuộc trò chuyện 5 phút thay vì 30 phút.
- Chủ động lựa chọn: Tôi dành nhiều thời gian hơn cho những người tích cực, những người truyền cảm hứng, những người cùng tôi phát triển. Tôi tìm kiếm những cộng đồng, những người thầy, những người bạn có cùng tư duy.
Bảo vệ không gian tinh thần của bạn cũng quan trọng như bảo vệ không gian làm việc. Khi bạn được bao quanh bởi những người tin tưởng vào bạn và thúc đẩy bạn tiến lên, bạn sẽ có sức mạnh để vượt qua mọi thử thách. Đây là một hành động của sự tự tôn trọng, không phải sự ích kỷ.
Lời kết: Định hình cuộc sống qua những điều bạn quyết định không làm
Thành công không chỉ đến từ những việc bạn làm, mà còn đến từ những việc bạn dũng cảm từ chối làm. Việc thiết lập các anti-goal đã giúp tôi lấy lại quyền kiểm soát, làm việc sâu hơn, hiệu quả hơn và quan trọng nhất là vui vẻ hơn trên hành trình của mình. Đó là cách tôi xây dựng một The One-Person System không chỉ hiệu quả về mặt công việc mà còn bền vững về mặt tinh thần.
Còn bạn thì sao? Bạn có đang cảm thấy quá tải bởi những điều không thực sự mang lại giá trị? Hãy thử bắt đầu bằng một anti-goal nhỏ. Có thể là “không check email sau 8 giờ tối”, hoặc “không nói ‘có’ ngay lập tức với mọi yêu cầu”.
Hãy chia sẻ anti-goal mà bạn sẽ áp dụng trong phần bình luận bên dưới nhé. Tôi rất muốn nghe câu chuyện của bạn!