Người giỏi nhất team rời đi? Bài học ‘xương máu’ cho hệ thống một người

Chào bạn,

Hôm nay Sơn muốn chia sẻ với bạn một câu chuyện cá nhân, một bài học ‘xương máu’ mà Sơn học được không phải từ sách vở hay khóa học nào, mà từ một tình huống thực tế, đau điếng.

Đó là câu chuyện về khi người giỏi nhất trong team của Sơn ngày trước đột ngột gửi email xin nghỉ việc. Sự việc này tưởng chừng chỉ là một biến cố nhân sự bình thường, nhưng nó lại mở ra cho Sơn một góc nhìn hoàn toàn khác về cách vận hành, không chỉ khi làm việc nhóm, mà cả khi xây dựng một hệ thống một người (one-person system).

Cú sốc khi người giỏi nhất nói lời chia tay

Sơn vẫn nhớ như in cái ngày nhận được email đó. Bạn ấy là một người cực kỳ xuất sắc. Giỏi chuyên môn, có trách nhiệm, kỷ luật thép, và đặc biệt là rất độc lập. Giao việc gì là yên tâm việc đó. Có lần cả đội được khen nức nở vì dự án thành công mỹ mãn, nhưng Sơn biết rõ, phải đến 70% công lao là nhờ sự đóng góp thầm lặng và hiệu quả của bạn ấy.

Trong bụng Sơn lúc đó đinh ninh một điều: Người như thế này chắc chắn sẽ gắn bó lâu dài. Họ làm việc tốt, tự xử lý mọi thứ, không cần mình phải cầm tay chỉ việc hay theo sát từng tí. Sơn tự nhủ, mình may mắn có được nhân tài như vậy.

Nhưng cuộc đời không nói trước điều gì. Một buổi sáng, email xin nghỉ việc nằm chễm chệ trong hộp thư đến. Không báo trước, không một lời than vãn hay hờn giận. Đơn giản chỉ ghi vỏn vẹn vài dòng: “Em nghĩ là mình đã đến lúc dừng lại để tìm một hướng đi khác.”

Gọi điện cho bạn, giọng bạn vẫn bình thản, lịch sự như mọi khi. Sơn chỉ dám hỏi một câu duy nhất, chất chứa bao nhiêu sự băn khoăn, thậm chí là trách nhiệm: “Có điều gì bọn anh đã làm sai không?”

Câu trả lời của bạn nhẹ tênh, nhưng sức nặng của nó thì đến giờ Sơn vẫn còn cảm nhận được: “Không sai… nhưng cũng không đủ đúng. Em thấy mình không còn lớn lên ở đây nữa.”

Sai lầm ‘chết người’: Nhầm lẫn sự im lặng với sự hài lòng

Câu nói đó như một gáo nước lạnh tạt thẳng vào mặt. Sơn nhận ra một sự thật phũ phàng: Chúng tôi đã quá bận rộn với việc giữ cho mọi thứ đang vận hành trơn tru mà quên mất điều cốt lõi nhất – người giỏi nhất của mình có còn được thử thách, học hỏi, và quan trọng là có được lắng nghe hay không?

Vì bạn ấy quá giỏi, quá độc lập, nên chúng tôi mặc định rằng bạn không cần quan tâm nhiều. Bạn tự lo được hết mà. Không thấy bạn kêu ca, phàn nàn gì, nên chúng tôi nghĩ rằng mọi thứ vẫn ổn. Thật sai lầm! Chúng tôi đã nhầm lẫn sự im lặng với sự hài lòng.

Trong guồng quay công việc, khi mọi thứ đang chạy tốt, rất dễ để rơi vào bẫy tư duy duy trì. Chúng ta chỉ tập trung vào việc hoàn thành task, giữ deadline, giải quyết vấn đề phát sinh… mà quên mất việc tạo ra môi trường để con người (hoặc chính bản thân mình) có thể liên tục tiến bộ.

Người giỏi không cần sự chở che hay một “bảo mẫu” luôn theo sát. Họ cần sự tự do để làm việc và tin tưởng vào năng lực của mình. Nhưng họ luôn, luôn cần được phát triển. Họ cần những thử thách mới, những kiến thức mới, những cơ hội để bước ra khỏi vùng an toàn và vươn lên một tầm cao mới.

Khi một người giỏi cảm thấy mình đã đạt đến giới hạn trong môi trường hiện tại, cảm thấy không còn lớn lên được nữa, họ sẽ tìm kiếm nơi khác. Và họ làm điều đó một cách rất dứt khoát, không ồn ào. Giống như người bạn cũ của Sơn vậy, ra đi nhẹ nhàng nhưng để lại một khoảng trống mênh mông và rất khó lấp đầy.

Chi phí thật sự khi mất đi một người giỏi

Khi bạn ấy đi, cả team Sơn chao đảo một thời gian. Năng suất giảm sút rõ rệt. Những dự án quen thuộc trở nên khó khăn hơn vì thiếu đi “trụ cột”. Nhưng mất mát lớn hơn không chỉ dừng lại ở năng suất.

Chúng tôi mất đi một nguồn cảm hứng. Một người luôn tìm cách làm mọi thứ tốt hơn. Một người luôn sẵn sàng chia sẻ kiến thức (dù chúng tôi đã không đủ tinh tế để chủ động khai thác). Mất đi một người giỏi là mất đi một phần quan trọng của văn hóa làm việc – văn hóa của sự xuất sắc, kỷ luật và tự chủ.

Bài học này đắt giá lắm. Nó tốn của Sơn và team không chỉ thời gian để tuyển người mới, đào tạo lại, mà còn là chi phí cơ hội khổng lồ khi dự án bị chậm lại, chất lượng có thể không còn như trước. Giống như việc tốn tiền như đi ăn buffet nhưng lại không ăn được bao nhiêu món ngon vậy đó!

Đó là lúc Sơn nhận ra: Người giỏi không ở lại vì họ cần bạn. Họ ở lại vì họ thấy mình còn lớn lên được cùng bạn, cùng tổ chức.

Bài học cho Hệ thống Một Người (The One-Person System)

Câu chuyện này không chỉ dành cho những người quản lý team. Nó là một bài học cực kỳ quan trọng cho những ai đang xây dựng hoặc muốn xây dựng một hệ thống một người.

Trong mô hình solo business, bạn chính là người giỏi nhất, là nhân tài duy nhất. Nếu bạn không tạo ra một môi trường để chính mình liên tục học hỏi, phát triển, và được thử thách, thì sớm muộn gì bạn cũng sẽ cảm thấy stagnant (tù đọng). Và khi cảm giác đó đủ lớn, bạn có thể sẽ “bỏ việc” – bỏ chính cái business mà bạn đang gây dựng.

Sơn từng trải qua cảm giác này. Có những giai đoạn, vì mải mê làm “task” và duy trì hệ thống đang có, Sơn quên mất việc dành thời gian cho việc học cái mới, thử nghiệm ý tưởng điên rồ, hay đơn giản là… nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng và góc nhìn. Kết quả là cảm thấy chán nản, mất động lực, hiệu quả công việc giảm sút. Giống như cảm giác chờ crush trả lời tin nhắn, mòn mỏi mà chẳng thấy gì mới mẻ hay hứng khởi.

Một hệ thống một người bền vững không chỉ là tập hợp các công cụ, quy trình tự động hóa (dù chúng rất quan trọng). Nó cần phải là một hệ thống được thiết kế để nuôi dưỡng sự phát triển của chính bạn – người vận hành duy nhất.

Làm thế nào để làm được điều đó?

• Ưu tiên học hỏi: Dành thời gian cố định mỗi tuần để học kiến thức mới, đọc sách, tham gia workshop…
• Tìm kiếm thử thách: Đừng ngại làm những dự án mới, bước ra khỏi vùng an toàn, thử nghiệm những điều mà bạn chưa từng làm. Đây chính là cách để “lớn lên”.
• Xây dựng vòng lặp phản hồi: Tìm cách nhận phản hồi về công việc của bạn (từ khách hàng, mentor, hoặc peer group) để biết mình đang làm tốt ở đâu và cần cải thiện điều gì.
• Thiết kế quy trình hỗ trợ phát triển: Workflow cá nhân của bạn có bao gồm bước tổng hợp, kết nối kiến thức (PKM)? Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại để bạn có thêm thời gian cho việc tư duy, sáng tạo và học hỏi không?

Nhớ nhé: Người giỏi không ở lại vì họ cần bạn. Họ ở lại vì họ thấy mình còn lớn lên được cùng bạn.

Và trong trường hợp của hệ thống một người, bạn cần xây dựng hệ thống để chính bạn thấy mình còn lớn lên được mỗi ngày. Sự phát triển của bạn chính là sự phát triển của doanh nghiệp.

Tự hỏi bản thân: Hệ thống của bạn có đang giúp bạn lớn lên không?

Bài học từ việc mất đi người giỏi nhất team ngày đó là lời cảnh tỉnh rõ ràng nhất cho Sơn. Nó dạy Sơn rằng một điều gì đó trong văn hóa làm việc (hoặc văn hóa tự làm việc) đã không còn ổn.

Nếu bạn đang vận hành một doanh nghiệp một người hoặc đang trên con đường xây dựng nó, hãy dành chút thời gian nhìn lại:

Đừng chờ đến khi bạn cảm thấy hoàn toàn kiệt sức, chán nản, hoặc thậm chí là muốn từ bỏ để nhận ra mình đã bỏ quên điều quan trọng nhất – sự phát triển của chính mình.

Một bài post có thể không đủ hoành tráng để bắt đầu một doanh nghiệp, nhưng sự phát triển liên tục của bạn lại là nền tảng vững chắc để nó tồn tại và bứt phá.

Hãy bắt đầu từ hôm nay, dù chỉ là một hành động nhỏ: dành 15 phút đọc một bài báo mới, thử một tính năng mới của công cụ bạn đang dùng, hay đơn giản là ngồi xuống và tự hỏi: “Mình muốn học thêm điều gì trong tháng này?”

Chúc bạn xây dựng được một hệ thống một người không chỉ hiệu quả mà còn luôn tràn đầy năng lượng và cơ hội phát triển.

Sơn.