3 Bí Quyết Xây Hệ Thống Năng Suất Đỉnh Cao Từ Founder Bán Công Ty 250 Tỷ

Từ bán công ty 250 tỷ ở tuổi 23 đến xây dựng cộng đồng 14 triệu người, đây là điều tôi học được

Nhiều người hỏi tôi làm sao để làm được nhiều việc một lúc, nhất là khi vận hành gần như một mình? Câu trả lời không nằm ở việc “cày” nhiều hơn, mà nằm ở một hệ thống năng suất đỉnh cao.

Hành trình này không chỉ toàn màu hồng. Đã có lúc tôi chìm trong mớ bòng bong của công việc, cảm thấy quá tải và mất phương hướng. Tôi đã làm việc như một con thiêu thân, tin rằng cứ nỗ lực nhiều hơn sẽ dẫn đến kết quả lớn hơn. Nhưng tôi đã sai. Sự thật là, nếu không có hệ thống, nỗ lực của bạn sẽ bị lãng phí. Bài viết này dành cho những nhà sáng lập, doanh nhân, nhà sáng tạo đang cảm thấy giống tôi ngày xưa. Hãy cùng tôi khám phá cách để lấy lại sự kiểm soát và đạt được hiệu suất mà bạn chưa bao giờ nghĩ là có thể.

Tại sao bạn cần một hệ thống năng suất chứ không phải chỉ là những mẹo vặt?

Bạn có bao giờ cảm thấy mình đang quay cuồng trong một vòng lặp vô tận: check mail, họp hành, xử lý việc vặt, và cuối ngày tự hỏi “Mình đã làm được gì có ý nghĩa chưa?”. Đó chính là dấu hiệu của việc thiếu một hệ thống. Một hệ thống năng suất đỉnh cao không chỉ là việc dùng một ứng dụng ghi chú hay một phương pháp quản lý thời gian. Nó là một triết lý vận hành giúp bạn đạt được hiệu suất cao nhất trong trạng thái rõ ràng, bình tĩnh và có kiểm soát.

Mục tiêu không phải là làm nhiều việc hơn, mà là hoàn thành những việc quan trọng nhất một cách xuất sắc.

Khi có một hệ thống, bạn không còn phải tốn năng lượng để quyết định xem nên làm gì tiếp theo. Mọi thứ đã được sắp đặt. Bạn biết chính xác công cụ nào cần dùng, quy trình nào cần tuân theo, và khi nào nên tập trung sâu, khi nào nên nghỉ ngơi. Điều này giải phóng tâm trí bạn khỏi những quyết định vụn vặt, cho phép bạn dành toàn bộ trí lực và sự sáng tạo cho những nhiệm vụ tạo ra giá trị lớn nhất. Đây chính là sự khác biệt giữa một người làm việc bận rộn và một người làm việc hiệu quả.

Ba trụ cột kiến tạo hệ thống năng suất của tôi

Hệ thống của tôi không phức tạp, nó dựa trên ba trụ cột cực kỳ đơn giản nhưng mạnh mẽ: Công cụ, Con người và Chuẩn bị. Việc nắm vững ba yếu tố này sẽ giúp bạn xây dựng một nền tảng vững chắc để nhân bản hiệu suất của mình mà không cần phải làm việc đến kiệt sức.

1. Công cụ (Tools): Đây là những đòn bẩy công nghệ giúp bạn tự động hóa những việc lặp đi lặp lại và tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày. Hãy nghĩ xem bạn có đang lãng phí thời gian gõ đi gõ lại những email giống nhau không? TextExpander có thể giúp bạn. Bạn có đang bị xao nhãng bởi mạng xã hội? Freedom sẽ chặn chúng lại khi bạn cần tập trung. Tôi dùng Loom để thay thế các cuộc họp không cần thiết, Grammarly để đảm bảo mọi nội dung đều chuyên nghiệp, và Notion để xây dựng “bộ não thứ hai” cho cả công ty.
2. Con người (People): Bạn không thể làm mọi thứ một mình. Tuyển dụng là kỹ năng quan trọng nhất của một nhà sáng lập. Nhưng điều quan trọng hơn là làm sao để tận dụng sức mạnh của người khác một cách hiệu quả.
3. Chuẩn bị (Preparation): Thắng bại tại chuẩn bị. Một ngày làm việc hiệu quả bắt đầu từ đêm hôm trước. Tôi luôn lên danh sách 10 việc quan trọng nhất cần làm vào ngày mai. Buổi sáng, tôi dành ra 4 tiếng làm việc sâu (Deep Work) không bị gián đoạn. Không họp hành, không email, không xao nhãng. Đây là khoảng thời gian tôi hoàn thành những công việc có giá trị nhất.

Bằng cách kết hợp ba trụ cột này, bạn sẽ tạo ra một cỗ máy vận hành trơn tru, giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn và bền vững hơn.

Chuyển đổi tư duy để tăng năng suất gấp 100 lần: Làm việc như sư tử, không phải như bò

Công cụ và quy trình là cần thiết, nhưng yếu tố quyết định để tăng năng suất gấp 100 lần nằm ở tư duy của bạn. Hầu hết chúng ta được dạy phải “làm việc như một con bò” – cặm cụi gặm cỏ từ sáng đến tối, làm việc đều đặn nhưng chậm chạp và thiếu tập trung. Kết quả là chúng ta luôn bận rộn nhưng lại không tạo ra được tác động lớn. Đây là một tư duy sai lầm.

Naval Ravikant, một nhà tư tưởng vĩ đại, đã dạy tôi một bài học quý giá: “Hãy làm việc như một con sư tử, không phải như một con bò” (Work like a lion, not a cow). Sư tử không gặm cỏ cả ngày. Nó nghỉ ngơi, quan sát, chuẩn bị, và sau đó nó dồn toàn bộ sức lực vào một cuộc đi săn nước rút, hiệu quả và dứt khoát. Sau đó, nó lại nghỉ ngơi.

Tư duy này đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc. Thay vì trải đều năng lượng cho 8-10 tiếng, tôi tập trung vào những phiên làm việc nước rút, cường độ cao và không xao nhãng. Đó chính là 4 giờ “Deep Work” vào buổi sáng. Trong khoảng thời gian đó, tôi giống như một con sư tử đi săn, giải quyết những nhiệm vụ khó khăn nhất. Sau khi hoàn thành, tôi “nghỉ ngơi” bằng cách tập thể dục, ra ngoài với thiên nhiên, để tái tạo năng lượng và sự sáng tạo. Chúng ta là con người, không phải cỗ máy.

Đây là một bảng so sánh đơn giản về hai lối tư duy này:

Hãy tự hỏi: Bạn đang làm việc như sư tử hay như bò? Chỉ cần thay đổi tư duy này, bạn sẽ mở khóa một cấp độ năng suất mới.

Hệ thống là con đường dẫn đến tự do

Suốt 5 năm qua, tôi nhận ra một chân lý không đổi: Tự do không đến từ sự may mắn, nó đến từ một hệ thống được thiết kế tốt. Hệ thống năng suất mà tôi chia sẻ không phải là lý thuyết suông. Nó đã được kiểm chứng qua thực tế, giúp tôi không chỉ đạt được những thành tựu lớn mà còn có được sự bình tĩnh, rõ ràng và kiểm soát trong cuộc sống.

Bạn không cần phải bán công ty triệu đô để áp dụng nó. Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ nhất: chọn một công cụ để tự động hóa, xác định một nhiệm vụ để giao phó, hoặc đơn giản là bảo vệ 2 giờ làm việc sâu mỗi sáng. Sự nhất quán quan trọng hơn cường độ.

Nếu bạn đã sẵn sàng ngừng cảm thấy quá tải và bắt đầu xây dựng cỗ máy năng suất của riêng mình, hãy bắt đầu ngay hôm nay. Và đừng quên, hành trình này không hề cô đơn. Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới, bạn sẽ bắt đầu áp dụng trụ cột nào đầu tiên: Công cụ, Con người, hay Chuẩn bị?

Để nhận thêm những hệ thống đã được chứng minh giúp bạn tăng tốc kinh doanh và có được sự rõ ràng, hãy đăng ký nhận newsletter của The One-Person System nhé!