Bạn có đang “lười biếng một cách chiến lược”?
Bạn có bao giờ nhìn vào danh sách việc cần làm, thấy những mục như “viết quy trình onboarding cho nhân viên mới” hay “tổng hợp báo cáo tuần”, và rồi cảm thấy một sức ì không thể giải thích nổi? Bạn biết chúng quan trọng, nhưng cái cảm giác “ngán ngẩm” cứ xâm chiếm, và bạn chọn làm một việc gì đó sáng tạo hơn. Nếu có, xin chúc mừng, rất có thể bạn là một founder “lười biếng chiến lược”. Và đó không phải là điểm yếu, mà là một lợi thế cực lớn trong thời đại AI.
Trong nhiều năm, tôi cũng từng nghĩ rằng sự trì hoãn trước những công việc tỉ mỉ, lặp đi lặp lại là một khuyết điểm. Nhưng rồi tôi nhận ra, chính cái sự “lười” đó lại là động lực mạnh mẽ nhất thúc đẩy tôi tìm ra cách làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn. Chúng ta không muốn làm những việc vặt vãnh, vì thế chúng ta buộc phải sáng tạo ra hệ thống để chúng tự chạy. Và ngày nay, công cụ mạnh nhất để xây dựng những hệ thống đó chính là tận dụng AI.
Khám Phá “Lười Biếng Chiến Lược” – Động Lực Thầm Lặng Của Founder
“Lười biếng chiến lược” không có nghĩa là bạn không làm gì cả. Ngược lại, đó là một trạng thái tư duy không chấp nhận sự lãng phí thời gian và năng lượng vào những việc có thể được tự động hóa. Founder là những người nhìn thấy một con đường tốt hơn. Khi một người sếp cũ yêu cầu bạn làm đi làm lại một công việc nhàm chán, phản ứng của một founder không phải là “vâng lời”, mà là “chắc chắn phải có cách tốt hơn”.
“Sự lười biếng chiến lược là mẹ đẻ của sự sáng tạo. Chính vì bạn không muốn làm một việc gì đó theo cách thủ công, bạn mới có động lực để xây dựng một cỗ máy làm thay bạn.”
Đây là lý do tại sao các founder thường là những người đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ. Chúng ta ghét sự rườm rà. Chúng ta ghét sự lặp lại. Và AI, về bản chất, là công cụ tối thượng để tiêu diệt sự lặp lại. Nó giúp chúng ta hiện thực hóa cái khao khát “làm ít hơn, hiệu quả hơn” mà không cần phải biết code hay có một đội ngũ kỹ sư hùng hậu. Vấn đề không phải là bạn lười, mà là bạn đang tối ưu hóa năng lượng của mình cho những việc chỉ bạn mới có thể làm được: suy nghĩ, sáng tạo và đưa ra quyết định chiến lược.
Cách 1: Dùng AI Để Tài Liệu Hóa Quy Trình Từ Con Số Không
Đây có lẽ là nỗi đau lớn nhất của nhiều founder, trong đó có cả tôi. Việc ngồi xuống và viết ra một quy trình chi tiết, từ A đến Z, có thể cảm thấy vô cùng nặng nề. Đầu óc bạn đầy ý tưởng, nhưng việc chuyển hóa chúng thành văn bản có cấu trúc lại là một cực hình.
Giải pháp ở đây đơn giản đến không ngờ: đừng gõ, hãy nói. Hầu hết các công cụ AI hiện nay như ChatGPT hay Claude đều có tính năng nhận diện giọng nói. Thay vì ngồi nhìn màn hình trắng, hãy làm thế này:
- Bật chế độ ghi âm: Mở ứng dụng AI trên điện thoại hoặc máy tính.
- Nói ra suy nghĩ của bạn: Hãy tưởng tượng bạn đang giải thích quy trình này cho một người bạn. Cứ nói một cách tự nhiên, lộn xộn cũng được. Ví dụ: “Ok, để onboard một bạn content mới, đầu tiên là phải gửi cho bạn ấy bộ tài liệu về brand voice, rồi add vào các kênh Slack, rồi… à, phải cho bạn ấy truy cập vào Google Drive nữa…”
- Ra lệnh cho AI: Sau khi nói xong, hãy đưa ra một prompt đơn giản: “Dựa trên những gì tôi vừa nói, hãy tạo ra một checklist quy trình onboarding nhân viên mới theo từng bước rõ ràng, mạch lạc, có thể copy-paste được.”
Chỉ trong vài giây, AI sẽ biến mớ suy nghĩ hỗn độn của bạn thành một tài liệu có cấu trúc, sạch sẽ. Bạn không cần phải bắt đầu từ con số không. Bạn chỉ cần chỉnh sửa và hoàn thiện. Rào cản lớn nhất – sự khởi đầu – đã được AI giải quyết. Đây chính là cách tôi đã xây dựng hàng loạt quy trình cho The One-Person System mà không tốn quá nhiều năng lượng.
Cách 2: Giao Việc Bạn “Ghét” Nhất Cho AI
Hãy nhìn vào danh sách công việc hàng ngày của bạn. Việc gì khiến bạn cảm thấy “khó chịu nhận thức” (cognitive dissonance) nhất? Việc gì bạn hay trì hoãn đến cuối cùng? Đó có thể là:
- Viết email trả lời khách hàng theo mẫu.
- Tóm tắt nội dung một cuộc họp dài.
- Lên ý tưởng cho bài đăng mạng xã hội.
- Viết mô tả sản phẩm trên Shopee.
“Khoảnh khắc bạn cảm thấy ‘trời ơi, tôi không muốn làm việc này’, đó chính là tín hiệu rõ ràng nhất cho thấy công việc đó cần được giao cho AI.”
Đây là một thay đổi trong tư duy. Thay vì cố gắng ép bản thân, hãy xem cảm giác khó chịu đó là một dữ liệu đầu vào. Nó báo hiệu một tác vụ hoàn hảo để tự động hóa. Ví dụ, thay vì vật lộn viết email cảm ơn khách hàng, bạn có thể tạo một prompt: “Viết một email chuyên nghiệp và ấm áp để cảm ơn khách hàng [Tên khách hàng] đã mua sản phẩm [Tên sản phẩm]. Nhắc họ về chính sách bảo hành và gợi ý họ tham gia cộng đồng của chúng tôi.”
Bạn chỉ cần điền thông tin và gửi. Dần dần, bạn sẽ xây dựng được một thư viện prompt cho tất cả những tác vụ mình ghét. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn giải phóng năng lượng tinh thần, giúp bạn không còn bị ám ảnh bởi những công việc lặp đi lặp lại.
Cách 3: Biến AI Thành “Đồng Đội” Mở Rộng Tư Duy
Đây là cấp độ cao nhất của việc tận dụng AI: không chỉ xem nó là một công cụ thực thi, mà là một đối tác để tư duy. Là founder, đặc biệt là founder một mình, chúng ta thường thiếu đi một người để “soundboard” – để trao đổi, phản biện và phát triển ý tưởng.
AI có thể lấp đầy khoảng trống đó một cách đáng kinh ngạc. Khi tôi tư vấn cho Lincoln, một founder đang gặp khó khăn trong việc định vị thương hiệu, chúng tôi đã cùng nhau làm rõ tầm nhìn, sứ mệnh và cơ chế cốt lõi của anh ấy. Bạn hoàn toàn có thể tái tạo cuộc trò chuyện này với AI.
Hãy thử các prompt sau:
- Để làm rõ ý tưởng: “Tôi đang có ý tưởng về một dịch vụ [mô tả dịch vụ]. Dựa trên mô tả này, hãy đóng vai một khách hàng tiềm năng và đặt ra 5 câu hỏi hóc búa nhất mà bạn sẽ hỏi trước khi mua hàng.”
- Để brainstorm: “Thị trường mục tiêu của tôi là [mô tả thị trường]. Hãy đề xuất 10 góc nhìn nội dung độc đáo mà đối thủ của tôi chưa khai thác.”
- Để phản biện: “Đây là chiến lược kinh doanh của tôi [mô tả chiến lược]. Hãy đóng vai một nhà đầu tư mạo hiểm và chỉ ra 3 rủi ro lớn nhất của chiến lược này.”
AI không thay thế tư duy chiến lược của bạn, nhưng nó cung cấp những góc nhìn, câu hỏi và dữ liệu mà bạn có thể đã bỏ qua. Nó giúp bạn suy nghĩ sắc bén hơn, toàn diện hơn, và đưa ra quyết định tốt hơn.
Câu chuyện của tôi: Từ cầu toàn đến hệ thống hóa
Tôi từng bị ám ảnh bởi sự hoàn hảo. Khi bắt đầu xây dựng The One-Person System, tôi đã dành hàng tuần liền để cố gắng vẽ ra một sơ đồ quy trình hoàn hảo trên Miro. Tôi muốn mọi thứ phải thật logic, thật đẹp, thật chi tiết. Kết quả? Tôi bị tê liệt bởi chính sự cầu toàn của mình và không hoàn thành được gì cả. Cảm giác trì hoãn và kiệt sức cứ đeo bám.
Bước ngoặt xảy ra khi tôi quyết định thử một cách tiếp cận “lười biếng” hơn. Thay vì vẽ vời, tôi bật ChatGPT lên và nói một tràng dài những suy nghĩ của mình về hệ thống. Sau đó, tôi yêu cầu nó: “Sắp xếp những ý tưởng này thành một cấu trúc có các cột: Giai đoạn, Vấn đề cốt lõi, Giải pháp, và Kết quả mong muốn.”
Trong 5 phút, tôi đã có một cái khung sườn rõ ràng hơn những gì tôi đã vật lộn trong nhiều tuần. Nó không hoàn hảo, nhưng nó tồn tại. Và từ cái khung đó, tôi dễ dàng chỉnh sửa, thêm thắt và hoàn thiện. Tôi nhận ra rằng: thà có một hệ thống 80% và đưa vào hoạt động, còn hơn là chờ đợi một hệ thống 100% không bao giờ ra đời. AI đã giúp tôi vượt qua rào cản lớn nhất: sự cầu toàn độc hại.
Dưới đây là bảng so sánh ngắn gọn về sự thay đổi trong cách làm việc của tôi:
| Tiêu chí | Trước khi dùng AI (Cầu toàn) | Sau khi dùng AI (Lười biếng chiến lược) |
|---|---|---|
| Điểm bắt đầu | Trang giấy trắng, sự choáng ngợp | Bản nháp 80% do AI tạo ra |
| Năng lượng tiêu tốn | Cạn kiệt vì cố gắng hoàn hảo | Tập trung vào chỉnh sửa & tư duy chiến lược |
| Thời gian hoàn thành | Nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần | Vài giờ, thậm chí vài phút |
| Kết quả | Trì hoãn, hệ thống không ra đời | Hệ thống được triển khai nhanh chóng |
Tóm lại: AI không thay thế bạn, nó giải phóng bạn
AI không phải là một cây đũa thần, nhưng nó là một đòn bẩy không thể tin được cho các founder “lười biếng chiến lược”. Nó giúp bạn:
- Vượt qua rào cản khởi đầu trong việc tài liệu hóa.
- Tự động hóa những công việc nhàm chán mà bạn ghét nhất.
- Mở rộng tư duy và giúp bạn ra quyết định sắc bén hơn.
Mục tiêu cuối cùng không phải là để AI thay thế bạn, mà là để nó giải phóng bạn khỏi những công việc cấp thấp. Để bạn có thể dành thời gian và năng lượng của mình cho những gì thực sự quan trọng: xây dựng một doanh nghiệp phục vụ cuộc sống bạn mong muốn, chứ không phải xây dựng một công việc khác cho chính mình.
Hành động ngay hôm nay!
Bây giờ đến lượt bạn. Hãy nghĩ về một công việc bạn ghét nhất, trì hoãn nhiều nhất trong tuần này. Hãy thử dùng một trong ba cách trên để giao nó cho AI. Sau đó, hãy chia sẻ kết quả của bạn trong phần bình luận bên dưới. Tôi rất muốn biết AI đã giúp bạn như thế nào!