Tại sao một trợ lý là không đủ cho một CEO tham vọng?
Khi mới bắt đầu, tôi cũng như nhiều founder khác, luôn nghĩ rằng chỉ cần một trợ lý là đã quá đủ để sắp xếp lịch trình và xử lý vài việc lặt vặt. Nhưng rồi công việc kinh doanh một người (One Person Business) của tôi lớn dần, sự phức tạp tăng lên theo cấp số nhân. Tôi nhận ra mình không chỉ cần một người giúp việc, mà cần một hệ thống hỗ trợ thực sự. Đó là lúc tôi hiểu ra vì sao những người như Leila Hormozi, CEO của Acquisition.com, lại có cả một đội ngũ 3 trợ lý điều hành. Vấn đề không nằm ở việc có nhiều người để sai vặt, mà là xây dựng một “bộ não” thứ hai, một đơn vị hỗ trợ đáng tin cậy để giải phóng bạn khỏi những quyết định vụn vặt và tái tập trung vào những gì thực sự quan trọng: tăng trưởng.
Nhiều người cho rằng tuyển thêm trợ lý là một khoản chi phí xa xỉ. Nhưng tôi tin rằng đó là khoản đầu tư thông minh nhất. Bạn không thể vừa là nhạc trưởng, vừa là người chơi violin, lại kiêm luôn cả việc bán vé. Khi bạn đang “chết chìm” trong công việc vận hành, bạn đang đánh mất cơ hội nhìn ra bức tranh lớn. Bài viết này sẽ chia sẻ 3 bài học tôi đã đúc kết được trong quá trình xây dựng đội ngũ trợ lý của riêng mình, giúp tôi không chỉ lấy lại thời gian mà còn cả sự minh mẫn để đưa ra những quyết định chiến lược.
Bài học 1: Xây dựng niềm tin tuyệt đối là nền tảng của mọi sự ủy quyền
Bạn có dám đưa cho trợ lý của mình mật khẩu tài khoản ngân hàng không? Hay quyền truy cập vào tất cả email cá nhân và công việc? Hầu hết các founder tôi biết đều sẽ ngần ngại. Nỗi sợ mất kiểm soát, sợ rủi ro là một rào cản tâm lý cực lớn. Tôi cũng đã từng như vậy. Nhưng rồi tôi nhận ra, nếu không dám tin tưởng, bạn sẽ không bao giờ có thể ủy quyền công việc một cách trọn vẹn. Bạn sẽ chỉ dừng lại ở việc giao cho họ đặt vé máy bay hay sắp xếp lịch họp – những việc tuy tốn thời gian nhưng không thực sự giải phóng không gian não bộ của bạn.
Leila Hormozi từng nói một câu khiến tôi thức tỉnh: “Họ có thể rút cạn tài khoản ngân hàng của tôi vào ngày mai nếu họ muốn… và tôi không quan tâm. Tôi hoàn toàn tin tưởng tất cả họ.”
Đây không phải là sự liều lĩnh, mà là một quyết định có tính toán. Cái giá của việc giữ khư khư mọi thứ còn đắt hơn nhiều. Khi bạn xây dựng được một niềm tin tuyệt đối, bạn có thể ủy quyền những tác vụ nhạy cảm nhất: từ xử lý giấy tờ pháp lý, làm việc với các khoản đầu tư, cho đến quản lý tài chính cá nhân. Trợ lý của tôi có thể tự mình hoàn tất toàn bộ quy trình vay thế chấp. Hãy tưởng tượng xem, điều đó giải phóng cho tôi bao nhiêu thời gian và năng lượng. Niềm tin không phải là một lựa chọn, nó là điều kiện tiên quyết để xây dựng một hệ thống hỗ trợ cá nhân hiệu quả. Và để có được niềm tin đó, bạn phải là người chủ động cho đi trước.
Bài học 2: Trao quyền và đa dạng hóa công việc để tối ưu hiệu quả
Sai lầm phổ biến thứ hai của các founder khi có trợ lý là chỉ giới hạn công việc của họ trong một vài khuôn khổ nhất định. Điều này không chỉ lãng phí tiềm năng của họ mà còn khiến hệ thống của bạn trở nên mong manh. Một khi bạn đã có niềm tin, hãy trao quyền và đa dạng hóa công việc cho họ. Đội ngũ của Leila Hormozi không chỉ lo việc của công ty, họ còn quản lý cả tòa nhà, nhà riêng, sự kiện, podcast và vô số việc cá nhân khác. Họ là một đơn vị hỗ trợ toàn diện.
Trong team của tôi, chúng tôi không phân chia công việc theo kiểu “đây là việc của A”, “kia là việc của B”. Thay vào đó, chúng tôi sử dụng một công cụ quản lý dự án chung, hoạt động như một “hàng đợi” (queue). Mọi yêu cầu, từ nhỏ như mua một món đồ, đến lớn như chuẩn bị hồ sơ cho một thương vụ, đều được đưa vào đây. Trợ lý cấp cao của tôi sẽ phân bổ công việc dựa trên khối lượng và chuyên môn của từng người. Cách làm này mang lại hai lợi ích cực lớn:
- Sự linh hoạt: Mọi người đều có thể thay thế cho nhau. Khi một người nghỉ phép, hệ thống không bị tê liệt.
- Sự phát triển: Các thành viên được tiếp xúc với nhiều loại công việc khác nhau, từ đó học hỏi và nâng cao kỹ năng liên tục.
Để bạn dễ hình dung, dưới đây là một vài loại công việc mà một đội ngũ trợ lý CEO tài ba hoàn toàn có thể đảm nhận:
| Lĩnh vực | Ví dụ công việc có thể ủy quyền |
|---|---|
| Vận hành & Hành chính | Quản lý email, lịch trình, chuẩn bị tài liệu họp, liên hệ đối tác, quản lý văn phòng. |
| Tài chính & Pháp lý | Theo dõi chi tiêu, làm việc với kế toán, chuẩn bị hồ sơ vay vốn, quản lý hợp đồng. |
| Cá nhân & Gia đình | Quản lý nhà cửa, đặt lịch hẹn cá nhân, lên kế hoạch du lịch, mua sắm quà tặng. |
| Dự án & Sự kiện | Hỗ trợ tổ chức sự kiện, workshop, quản lý các dự án nhỏ, điều phối với các bên liên quan. |
Hãy ngừng coi trợ lý là người thực thi các tác vụ đơn lẻ. Hãy xem họ là những người quản lý dự án cho cuộc đời và sự nghiệp của bạn. Trao cho họ quyền tự chủ, và bạn sẽ ngạc nhiên về những gì họ có thể làm được.
Bài học 3: Coi trọng mối quan hệ ‘hai chiều’ để nhận lại sự trung thành
Đây là sự thay đổi về tư duy (mindset shift) quan trọng nhất. Rất nhiều người sếp xem mối quan hệ với trợ lý là một chiều: tôi trả lương, bạn làm việc. Nhưng để xây dựng một đội ngũ siêu hiệu quả và trung thành, mối quan hệ đó phải là hai chiều. Họ hỗ trợ bạn, và bạn cũng phải hỗ trợ họ. Leila gọi đội của mình là “my support unit” (đơn vị hỗ trợ của tôi). Điều đó có nghĩa là bạn cũng cần trở thành “support unit” của họ.
“Nếu bạn muốn một người sẵn sàng làm việc hết mình vì bạn, bạn cũng phải sẵn sàng làm điều đó cho họ.”
Điều này thể hiện qua những hành động rất nhỏ nhưng vô cùng ý nghĩa. Tôi luôn cố gắng nói lời cảm ơn, thể hiện sự trân trọng sau mỗi công việc họ hoàn thành. Tôi quan tâm đến cuộc sống của họ, tạo điều kiện để họ phát triển, và không bao giờ ngần ngại khen ngợi hay tặng những món quà nhỏ để khích lệ. Khi một founder suốt ngày chỉ mang đến tin xấu và vấn đề, bạn cần có người mang lại năng lượng tích cực cho mình. Đội ngũ trợ lý chính là những người đó.
Họ là những người ở gần bạn nhất, chứng kiến mọi thăng trầm, áp lực mà bạn đối mặt. Nếu bạn đối xử với họ như những cỗ máy, bạn sẽ chỉ nhận lại sự phục tùng. Nhưng nếu bạn đối xử với họ bằng sự tôn trọng và chân thành, bạn sẽ nhận lại sự tận tâm. Họ sẽ chủ động tìm cách gỡ rối cho bạn, họ sẽ suy nghĩ trước một bước và bảo vệ thời gian cũng như năng lượng của bạn như thể đó là của chính họ. Mối quan hệ này không được xây dựng bằng tiền, mà bằng sự trân trọng và đối đãi tử tế. Đó mới chính là chất keo gắn kết bền vững nhất.
Câu chuyện về ‘gia đình thứ hai’ và lợi ích không ngờ tới
Tôi biết điều này nghe có vẻ hơi sến, nhưng tôi thực sự coi đội ngũ trợ lý của mình như một “gia đình thứ hai”. Leila Hormozi cũng chia sẻ cảm giác tương tự, rằng cô ấy có một “mối liên kết gia đình” (familial bond) với họ. Mối quan hệ này vượt ra ngoài khuôn khổ công việc và mang lại những lợi ích mà tiền bạc không thể mua được.
Tôi nhớ có lần tôi đang cực kỳ căng thẳng vì một thương vụ quan trọng sắp diễn ra. Tôi không nói gì, nhưng trợ lý của tôi đã nhận ra điều đó qua cách tôi trả lời email. Cô ấy đã âm thầm sắp xếp lại toàn bộ lịch trình tuần đó của tôi, dời những cuộc họp không cần thiết, đặt sẵn một buổi mát-xa thư giãn và thậm chí chuẩn bị sẵn những bữa ăn nhẹ lành mạnh tại văn phòng. Cô ấy nói: “Em biết tuần này anh sẽ rất mệt, nên em chỉ muốn chắc chắn rằng anh có đủ năng lượng để chiến đấu.”
Khoảnh khắc đó, tôi nhận ra rằng tôi không chỉ có một người trợ lý, tôi có một người đồng đội, một người thực sự quan tâm đến tôi.
Sự gắn kết này tạo ra một môi trường làm việc vô cùng tích cực. Họ không chỉ là những người thực thi, họ là những “hype women” (người cổ vũ) như cách Caleb, một thành viên trong team của Leila, nói. Họ là những người đầu tiên chúc mừng thành công của bạn và cũng là người ở bên cạnh khi bạn thất bại. Khi bạn xây dựng được một mối quan-hệ-như-gia-đình, họ sẽ bảo vệ bạn và công ty bằng tất cả những gì họ có. Đây chính là vũ khí bí mật giúp các founder vượt qua những giai đoạn khó khăn nhất.
Tóm lại: Đầu tư vào đội ngũ hỗ trợ là đầu tư vào chính mình
Hành trình của một founder vốn rất cô đơn và đầy áp lực. Cố gắng làm mọi thứ một mình không phải là biểu hiện của sự mạnh mẽ, mà là của sự thiếu khôn ngoan. Xây dựng một đội ngũ trợ lý tài ba không phải là chi phí, mà là khoản đầu tư trực tiếp vào tài sản quý giá nhất của bạn: thời gian, năng lượng và sự tập trung. Hãy bắt đầu bằng việc xây dựng niềm tin, mạnh dạn trao quyền, và luôn nuôi dưỡng mối quan hệ hai chiều. Bạn sẽ thấy rằng, khi có một hệ thống hỗ trợ vững chắc phía sau, bạn có thể tiến xa hơn rất nhiều.
Kêu gọi hành động: Còn bạn thì sao? Bạn đã bắt đầu ủy quyền những công việc gì để giải phóng thời gian và tâm trí của mình? Hãy chia sẻ kinh nghiệm hoặc khó khăn của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé!