Bí Mật Thuê Người Thông Minh Để X10 Doanh Thu Và Giải Phóng Founder

Đã đến lúc từ bỏ suy nghĩ ‘Tôi không giỏi tuyển dụng’

Bạn có bao giờ cảm thấy mình là một “Chief Everything Officer” – Giám đốc Điều hành Mọi thứ – trong chính công ty của mình không? Từ trả lời email khách hàng, lên ý tưởng nội dung, thiết kế hình ảnh, chạy quảng cáo, cho đến việc gửi một cái hoá đơn… mọi thứ đều qua tay bạn. Bạn mệt mỏi, kiệt sức và cảm thấy doanh nghiệp dậm chân tại chỗ vì chính bạn là nút thắt cổ chai lớn nhất. Bạn biết mình cần người, nhưng nỗi sợ “tuyển sai người” hoặc niềm tin cố hữu “không ai làm tốt bằng mình” cứ níu chân bạn lại.

Nếu bạn thấy mình trong đó, bài viết này là dành cho bạn. Đã đến lúc chúng ta cần thẳng thắn nhìn nhận: thuê người thông minh không phải là một kỹ năng trời phú, mà là một hệ thống có thể học hỏi và hoàn thiện. Đó là đòn bẩy duy nhất giúp bạn thoát khỏi vai trò của một người làm thuê trong chính doanh nghiệp của mình để trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ, sẵn sàng cho những mục tiêu lớn hơn.

Thay đổi tư duy: Đội ngũ là ‘vốn đầu tư’, không phải chi phí

Trong nhiều năm, tôi đã nhìn nhận việc tuyển dụng như một khoản chi phí, một gánh nặng. Mỗi lần trả lương là một lần tôi thấy “xót ruột”. Suy nghĩ này đã giới hạn tôi rất nhiều. Bước ngoặt chỉ thực sự đến khi tôi thay đổi góc nhìn: tôi không phải là một founder đơn thuần, tôi là một nhà quản lý tài sản (Asset Manager). Và tài sản quý giá nhất của tôi chính là con người.

Khi bạn xem đội ngũ là một khoản đầu tư, bạn sẽ bắt đầu suy nghĩ khác. Bạn sẽ tìm cách để khoản đầu tư này sinh lời, thay vì chỉ tìm cách cắt giảm chi phí.

Một nhân sự giỏi không chỉ giải quyết công việc, họ còn mang lại những ý tưởng mới, tối ưu quy trình và tạo ra những giá trị mà một mình bạn không bao giờ làm được. Họ là đòn bẩy giúp bạn nhân bản thời gian, năng lượng và trí tuệ của mình. Khi đó, tiền lương không còn là chi phí, mà là vốn đầu tư vào tài sản con người – một khoản đầu tư có khả năng sinh lời gấp 5, gấp 10 lần.

Hành trình từ ‘Sếp-tạp-vụ’ đến đội ngũ 20 người và những lần tuyển sai

Team của Founder.OS bây giờ đã có khoảng 20 người, nhưng mọi thứ không bắt đầu như vậy. Khởi đầu cũng chỉ có một mình tôi, làm tất cả mọi thứ. Khi bắt đầu tuyển những người đầu tiên, tôi đã thất bại không ít lần. Thẳng thắn mà nói, tôi vẫn có một lần tuyển dụng chưa phù hợp sau mỗi 4-5 lần tuyển thành công. Và tôi nhận ra điều đó hoàn toàn bình thường.

Nhiều founder trẻ, giống như tôi trước đây, thường mang một cái tôi rất lớn và một nỗi sợ vô hình. Chúng ta tự dán cho mình cái nhãn “tôi không giỏi quản lý” hay “tôi không biết cách tuyển người”.

Đừng nói câu đó nữa. Đó là một niềm tin giới hạn bạn tự áp đặt lên mình. Ai cũng tệ ở việc này lúc ban đầu. Tuyển dụng là một quá trình, và sai lầm là một phần không thể thiếu của quá trình đó.

Chấp nhận rằng mình sẽ có những lựa chọn sai lầm giúp tôi cởi bỏ áp lực. Mỗi lần thất bại không phải là dấu chấm hết, mà là một bài học đắt giá để lần sau làm tốt hơn. Từ một người sợ giao việc, tôi dần học được cách xây dựng quy trình, tin tưởng và trao quyền. Đó là cách duy nhất để một “Chief Everything Officer” có thể thực sự nghỉ ngơi và tập trung vào việc quan trọng nhất: suy nghĩ về tầm nhìn cho doanh nghiệp.

Tuyển dụng là một cái phễu: Quy trình 4 bước sàng lọc nhân tài

Điều tuyệt vời nhất dành cho những người có tư duy hệ thống như chúng ta là gì? Tuyển dụng thực chất là một cái phễu (funnel). Bạn không cần phải đoán mò hay dựa vào cảm tính. Bạn chỉ cần xây dựng một quy trình chặt chẽ để sàng lọc ứng viên từ trên xuống dưới, đảm bảo chỉ những người phù hợp nhất mới đi đến vòng cuối cùng.

Đây là quy trình 4 bước mà tôi đã áp dụng và thấy cực kỳ hiệu quả:

Bằng cách này, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và có được những đánh giá khách quan nhất về ứng viên, thay vì chỉ dựa vào những gì họ nói trong CV.

2 vị trí cốt lõi giúp bạn ‘thoát xác’ khỏi vận hành

Khi doanh nghiệp bắt đầu lớn mạnh, bạn không thể chỉ tuyển những người làm các tác vụ đơn lẻ. Bạn cần những người có khả năng vận hành và thay bạn quán xuyến các mảng công việc quan trọng. Đối với các founder muốn giải phóng thời gian, có hai vị trí mà tôi tin là cực kỳ quan trọng:

1. Chief of Staff (Chánh văn phòng/Trợ lý chiến lược): Đây không phải là một thư ký. Họ là “cánh tay phải” chiến lược của bạn. Công việc của họ là đảm bảo thời gian của bạn được sử dụng cho những việc có giá trị cao nhất. Họ sẽ giúp bạn quản lý các dự án quan trọng, chuẩn bị cho các cuộc họp, theo dõi tiến độ công việc của các phòng ban và đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru theo đúng tầm nhìn của bạn. Mục tiêu chính của họ là bảo vệ thời gian và năng lượng của bạn.
2. Operations (Quản lý/Chuyên viên Vận hành): Đây là “cỗ máy thực thi” của bạn. Họ là những người có khả năng biến ý tưởng thành hiện thực. Khi bạn nói “chúng ta cần ra mắt một sản phẩm mới”, họ sẽ là người lên kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực, xây dựng quy trình (SOPs), và đảm bảo sản phẩm được ra mắt đúng hạn. Họ là những người yêu thích hệ thống, quy trình và có khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp một cách gọn gàng.

Việc có hai người này trong đội ngũ sẽ tạo ra một sự thay đổi đột phá. Bạn sẽ không còn phải sa lầy vào các công việc vận hành hàng ngày nữa. Thay vào đó, bạn có thể thực sự dành thời gian để làm những việc chỉ một founder mới làm được: suy nghĩ về tương lai.

Bài toán ROI 10X: Khi 6 tỷ tiền lương mang về 50 tỷ doanh thu

Vẫn còn lo lắng về chi phí? Hãy cùng làm một phép tính đơn giản. Giả sử chi phí để tuyển hai nhân sự cấp cao như Chief of Staff và Operations là khoảng 6 tỷ đồng/năm. Con số này nghe có vẻ lớn.

Nhưng hãy nghĩ xem, nếu hai người này giúp bạn:

• Giải phóng 20-30 giờ làm việc mỗi tuần của bạn.
• Giúp bạn xây dựng và ra mắt một offer sản phẩm mới thành công.
• Tối ưu các quy trình hiện tại, giúp tăng hiệu suất toàn công ty.
• Giúp bạn có thời gian để xây dựng các mối quan hệ đối tác chiến lược.

Với những điều đó, bạn nghĩ họ có thể giúp công ty tạo ra thêm bao nhiêu doanh thu? Theo kinh nghiệm của tôi, với một đội ngũ phù hợp, khoản đầu tư 6 tỷ này hoàn toàn có thể mang về doanh thu 50 tỷ đồng hoặc hơn. Tỷ suất hoàn vốn (ROI) là gần 10 lần. Đó là một khoản đầu tư không thể nào hợp lý hơn.

Cảnh báo: Đừng tuyển ‘Trợ lý điều hành’ nếu muốn xây đế chế lớn

Một sai lầm phổ biến mà nhiều founder mắc phải khi bắt đầu mở rộng là tuyển một “Trợ lý điều hành” (Executive Assistant) với hy vọng họ sẽ giải quyết mọi vấn đề. Tôi cũng đã từng thử và thất bại. Nếu mục tiêu của bạn là xây dựng một đế chế trị giá hàng trăm tỷ đồng, bạn cần nhiều hơn một người chỉ biết sắp xếp lịch họp hay đặt vé máy bay.

Bạn cần những người có khả năng vận hành cốt lõi, những người có thể thay bạn ra quyết định và tự mình dẫn dắt các dự án. Đừng tìm một người làm theo chỉ dẫn, hãy tìm một người có thể tự tạo ra chỉ dẫn cho người khác.

Một Trợ lý điều hành có thể giúp bạn tiết kiệm vài giờ mỗi tuần, nhưng một Quản lý Vận hành giỏi có thể giúp bạn xây dựng cả một hệ thống tự vận hành. Hãy suy nghĩ lớn ngay từ đầu.

Hành động ngay: Biến ‘Time Audit’ thành bản mô tả công việc hoàn hảo

Vậy, bắt đầu từ đâu? Hãy bắt đầu bằng một hành động rất cụ thể: làm một bài tập Time Audit (Kiểm toán thời gian).

Trong một tuần, hãy ghi lại tất cả các công việc bạn làm, từ nhỏ đến lớn. Sau đó, phân loại chúng theo ba nhóm:

• Loại bỏ (Eliminate): Những việc không cần thiết.
• Tự động hóa (Automate): Những việc có thể dùng công cụ để xử lý.
• Giao phó (Delegate): Những việc người khác có thể làm.

Danh sách các công việc trong cột “Giao phó” chính là chất liệu thô quý giá nhất để bạn xây dựng Bản mô tả công việc (JD) chi tiết cho các vị trí mà bạn sắp tuyển. Thay vì viết một JD chung chung, bạn sẽ có một danh sách nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, giúp bạn thu hút đúng người và giúp họ hiểu chính xác họ cần làm gì ngay từ ngày đầu tiên.

Việc xây dựng đội ngũ là một hành trình dài, nhưng nó bắt đầu từ những bước đi rất nhỏ và cụ thể. Đừng chờ đợi cho đến khi bạn kiệt sức. Hãy bắt đầu ngay hôm nay.

Bạn đang gặp khó khăn gì trong việc tuyển dụng và xây dựng đội ngũ? Hãy chia sẻ câu chuyện của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé!