Bạn có phải là ‘Tổng giám đốc mọi thứ’ của chính doanh nghiệp mình?
Bạn có bao giờ nhìn vào danh sách công việc mỗi sáng và cảm thấy mình đang làm chức danh của cả chục người không? Từ chiến lược, marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán, cho đến cả việc… đặt giấy in. Nếu có, chào mừng bạn đến với câu lạc bộ “Chief Everything Officer” – hay tôi hay gọi là ‘CEO Mọi Thứ’. Đó chính xác là tôi của vài năm về trước. Doanh thu trên giấy tờ thì đẹp đấy, nhưng tự do trong đời thực thì bằng không.
Tôi đã từng bị mắc kẹt trong chính thành công của mình, kiệt sức và tin rằng không ai có thể gánh vác công việc tốt hơn mình. Đó là một cái bẫy ngọt ngào nhưng cũng đầy cay đắng. Đây là câu chuyện thật về cách tôi đã thoát khỏi cái bẫy đó bằng cách xây dựng một hệ thống ủy quyền, và tại sao tôi tin rằng bạn cũng có thể làm được điều tương tự.
Câu chuyện “dở khóc dở cười” về lần đầu tiên tôi dám giao việc
Bước ngoặt của tôi bắt đầu từ một thất bại. Sau nhiều tháng cân nhắc, tôi quyết định thuê trợ lý đầu tiên. Tôi đã hình dung về một tương lai tươi sáng, nơi tôi có thể rảnh tay để tập trung vào những việc lớn lao. Nhưng thực tế thì hoàn toàn ngược lại. Chỉ sau đúng 3 tuần, tôi đã phải nói lời chia tay với bạn ấy.
Tại sao ư? Vấn đề không nằm ở cô ấy. Cô ấy thông minh, nhiệt huyết và sẵn sàng học hỏi. Vấn đề nằm ở tôi. Tôi đã “ném” cô ấy vào một mớ hỗn độn. Tôi không có bất kỳ một quy trình, một tài liệu hướng dẫn, hay một hệ thống nào để bàn giao. Mọi thứ chỉ tồn tại trong đầu tôi. Mỗi lần giao việc, tôi lại phải giải thích từ đầu, và kết quả thì… chẳng bao giờ như ý. Tôi nhanh chóng quay cuồng trong việc sửa lỗi và cuối cùng tự nhủ:
“Thôi, không ai có thể làm việc này tốt như mình đâu. Tự làm cho nhanh.”
Đó là lời nói dối mà rất nhiều nhà sáng lập như chúng ta tự kể cho mình nghe. Nhưng sự thật phũ phàng hơn nhiều: Tôi không gặp vấn đề về con người, tôi gặp vấn đề về sự rõ ràng. Tôi thất bại trong việc ủy quyền không phải vì nhân viên kém, mà vì tôi đã không tạo ra một con đường đủ rõ ràng để họ bước đi. Đó là lúc tôi nhận ra mình cần một hệ thống, chứ không phải một phép màu.
Từ làm tất cả đến xây dựng đòn bẩy
Khi bạn mới khởi nghiệp một mình, việc trở thành ‘CEO Mọi Thứ’ là điều không thể tránh khỏi. Bạn phải là người làm sản phẩm, người viết content, người chạy quảng cáo, và cả người trả lời tin nhắn của khách hàng lúc nửa đêm. Đó là giai đoạn cần thiết để tồn tại và tìm ra con đường cho doanh nghiệp. Sự “ôm đồm” lúc này là một huy hiệu của danh dự.
Nhưng để đi từ “tồn tại” đến “tăng trưởng”, bạn không thể mãi là người làm tất cả. Bạn cần những đòn bẩy. Và một trong những đòn bẩy mạnh mẽ nhất chính là con người và hệ thống. Nếu bạn tiếp tục là nút thắt cổ chai cho mọi quy trình, doanh nghiệp của bạn sẽ không bao giờ lớn hơn chính bạn được. Sự tăng trưởng đòi hỏi sự ủy quyền. Đó không phải là một lựa chọn, mà là một yêu cầu bắt buộc để bạn có thể mở rộng quy mô và quan trọng hơn, giành lại tự do cho chính mình.
Tư duy cốt lõi: Ủy quyền không phải là từ bỏ, mà là tạo ra sự kiểm soát
Nỗi sợ lớn nhất khi giao việc là gì? Với tôi, đó là sợ mất kiểm soát. Sợ rằng công việc sẽ không được hoàn thành đúng ý, sợ chất lượng sẽ đi xuống, sợ khách hàng sẽ phàn nàn. Nỗi sợ này khiến chúng ta bám chặt lấy mọi việc, dù là nhỏ nhặt nhất.
Nhưng đây là cú hích tư duy đã thay đổi mọi thứ cho tôi: Ủy quyền thực sự không phải là từ bỏ kiểm soát, mà là tạo ra một hình thức kiểm soát thông minh hơn – kiểm soát thông qua hệ thống.
Thay vì kiểm soát con người, hãy kiểm soát quy trình. Khi quy trình của bạn đủ tốt, bạn có thể tin tưởng vào kết quả mà bất kỳ ai thực hiện quy trình đó tạo ra.
Hãy xem sự khác biệt giữa hai cách tiếp cận này:
| Ủy Quyền Kiểu Cũ (Dựa trên Con người) | Hệ Thống Ủy Quyền (Dựa trên Quy trình) |
|---|---|
| Giao việc bằng miệng, giải thích chung chung. | Giao việc kèm theo tài liệu SOPs, video hướng dẫn cụ thể. |
| Kiểm soát bằng cách liên tục hỏi: “Xong chưa? Tới đâu rồi?” | Kiểm soát bằng cách xem báo cáo, checklist đã hoàn thành. |
| Khi có người mới, phải đào tạo lại từ đầu. | Người mới có thể tự học qua hệ thống tài liệu có sẵn. |
| Phụ thuộc vào một cá nhân cụ thể. Người đó nghỉ, hệ thống sụp đổ. | Bất kỳ ai có đủ năng lực đều có thể thay thế. Hệ thống vẫn vận hành. |
Khi bạn có hệ thống, bạn không còn phải “hy vọng” nhân viên sẽ làm đúng. Bạn tạo ra một môi trường nơi họ khó có thể làm sai. Đó mới là sự kiểm soát bền vững.
3 Bước thực tế để xây dựng hệ thống ủy quyền của riêng bạn
Nói thì dễ, nhưng bắt đầu từ đâu? Tôi đã thử nghiệm rất nhiều và đúc kết lại 3 bước cực kỳ đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng ngay lập tức để xây dựng hệ thống ủy quyền đầu tiên của mình.
Bước 1: Nhận diện những “kẻ cắp thời gian” lặp đi lặp lại
Hãy dành ra 30 phút, mở một trang ghi chú và liệt kê tất cả những công việc bạn làm hàng tuần. Đừng bỏ sót bất cứ thứ gì, từ việc trả lời email, đăng bài lên fanpage, tạo báo cáo, cho đến việc cập nhật sản phẩm lên Shopee. Sau đó, hãy đánh dấu những công việc có tính lặp lại và không đòi hỏi tư duy chiến lược phức tạp. Đây chính là những ứng cử viên sáng giá đầu tiên cho việc ủy quyền.
Bước 2: Áp dụng “Quy tắc Vàng” – Nếu tôi làm việc gì đó quá 2 lần, tôi sẽ tài liệu hóa nó
Đây là quy tắc đã giải phóng cho tôi hàng trăm giờ làm việc. Với mỗi công việc bạn đã đánh dấu ở Bước 1, hãy tạo một tài liệu hướng dẫn (SOP – Standard Operating Procedure). Đừng phức tạp hóa nó!
“Tài liệu hóa không cần phải hoàn hảo, chỉ cần đủ rõ ràng để người khác có thể làm theo.”
Đây là cách tôi thường làm:
- Dùng Loom: Bật Loom (hoặc một phần mềm quay màn hình bất kỳ), vừa làm vừa giải thích từng bước. Một video 5 phút có giá trị hơn một văn bản dài 5 trang. Đây là cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
- Viết SOPs đơn giản: Chỉ cần một file Google Docs với các gạch đầu dòng, kèm theo ảnh chụp màn hình cho mỗi bước. Ví dụ: “Cách đăng bài blog lên website”, “Quy trình trả lời bình luận tiêu cực trên fanpage”.
Mục tiêu là tạo ra một “thư viện” quy trình mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập và làm theo mà không cần hỏi lại bạn.
Bước 3: Bắt đầu ủy quyền từ những việc nhỏ nhất
Đừng cố gắng giao ngay một dự án lớn. Hãy bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ, ít rủi ro mà bạn đã tài liệu hóa. Ví dụ: giao việc lên lịch bài đăng mạng xã hội trong 1 tuần, giao việc tổng hợp báo cáo bán hàng hàng ngày. Việc này giúp đội ngũ của bạn làm quen với quy trình, còn bạn thì dần xây dựng được niềm tin. Mỗi lần ủy quyền thành công là một viên gạch xây nên sự tự do của bạn.
Từ rủi ro trở thành sự nhẹ nhõm
Bạn còn nhớ cảm giác lo lắng khi giao việc của tôi lúc đầu không? Giờ đây, nó đã hoàn toàn biến mất. Mỗi khi tôi giao một công việc đã được hệ thống hóa, tôi không cảm thấy rủi ro nữa, mà là sự nhẹ nhõm. Tôi biết rằng đội ngũ của mình có đủ công cụ và sự rõ ràng để hoàn thành tốt công việc mà không cần sự can thiệp liên tục của tôi.
Hệ thống không chỉ giải phóng thời gian, nó còn trao quyền cho đội ngũ của bạn. Họ cảm thấy được tin tưởng, chủ động hơn và có cơ hội phát triển. Và bạn, với vai trò là một CEO thực thụ, cuối cùng cũng có thời gian để làm công việc quan trọng nhất: suy nghĩ về tương lai và phát triển doanh nghiệp.
Hành trình từ ‘CEO Mọi Thứ’ đến một nhà lãnh đạo tự do không xảy ra sau một đêm, nhưng nó bắt đầu bằng một quyết định: ngừng làm người hùng, bắt đầu làm người xây dựng hệ thống. Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chưa?
Hãy chia sẻ bên dưới bình luận, công việc đầu tiên bạn muốn ủy quyền sau khi đọc bài viết này là gì nhé!