Founder Thất Bại Vì Bỏ Qua 3 Trụ Cột Tối Ưu Hệ Thống Sống Còn Này

Mục tiêu lớn đến mấy cũng sụp đổ nếu thiếu hệ thống

Có một câu nói nổi tiếng của James Clear mà tôi luôn tâm đắc: “Chúng ta không vươn tới mức độ của mục tiêu, chúng ta tụt xuống mức độ của hệ thống”. Bạn có bao giờ cảm thấy mình đang sở hữu một mục tiêu cực kỳ tham vọng, một tầm nhìn lớn lao, nhưng lại kẹt cứng trong mớ bòng bong của công việc vận hành hàng ngày không? Bạn muốn mở rộng quy mô, nhưng càng làm lại càng rối, càng thấy mình đuối sức. Đó chính là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy bạn đang thiếu một thứ còn quan trọng hơn cả mục tiêu – đó là hệ thống vận hành.

Nhiều nhà sáng lập nghĩ rằng chỉ cần có ý tưởng hay và làm việc chăm chỉ là đủ. Nhưng sự thật là, sự chăm chỉ không thôi sẽ chỉ đưa bạn đến một giới hạn nhất định. Để vượt qua ngưỡng đó, bạn cần những hệ thống vững chắc làm bệ phóng.

Trong bài viết này, thuộc phần 3 của series “Sai Lầm Khiến Founder Thất Bại”, tôi sẽ cùng bạn mổ xẻ 3 trụ cột tối quan trọng mà bất kỳ ai muốn xây dựng một công việc kinh doanh bền vững, dù là doanh nghiệp một người hay một đội nhóm nhỏ, đều không thể bỏ qua. Đây chính là chìa khóa để thoát khỏi cảnh “làm việc quần quật” và bắt đầu “xây dựng một cỗ máy” thực thụ.

Ba trụ cột vàng trong làng tối ưu hệ thống

Khi nói về “hệ thống”, nhiều người thường nghĩ ngay đến những quy trình phức tạp hay công nghệ cao siêu. Nhưng thực tế, để tối ưu hệ thống một cách hiệu quả, chúng ta chỉ cần tập trung vào ba lĩnh vực cốt lõi. Hãy tưởng tượng doanh nghiệp của bạn như một chiếc kiềng ba chân, mỗi chân đại diện cho một trụ cột:

• Con người (People): Ai sẽ cùng bạn thực thi tầm nhìn?
• Sản phẩm (Product): Bạn đang tạo ra giá trị gì cho ai?
• Quy trình (Process): Bạn thực thi công việc đó như thế nào?

Bỏ qua một trong ba trụ cột này cũng giống như việc bạn cố gắng giữ thăng bằng trên một chiếc kiềng gãy. Sớm hay muộn, nó cũng sẽ đổ. Rất nhiều founder chỉ tập trung vào Sản phẩm – cố gắng tạo ra một thứ thật hoàn hảo – mà quên mất rằng họ cần đúng Người để thực thi và đúng Quy trình để nhân bản sự hoàn hảo đó. Sự mất cân bằng này chính là nguồn cơn của sự bế tắc và kiệt sức mà rất nhiều người đang gặp phải. Hiểu và tối ưu đồng bộ cả ba yếu tố này mới là con đường đúng đắn để mở rộng quy mô một cách bền vững.

Trụ cột 1: Con người – Đừng chỉ tuyển dụng, hãy xây dựng đồng đội

Với một hệ thống một người, “con người” không chỉ là chính bạn, mà còn là mạng lưới những người hỗ trợ bạn. Khi mở rộng, nó là đội ngũ nhân sự của bạn. Sai lầm lớn nhất là xem việc tuyển dụng chỉ đơn giản là “tìm người lấp chỗ trống”. Tư duy đúng phải là tìm kiếm những người đồng đội tin vào tầm nhìn và phù hợp với văn hóa của bạn.

Chiến lược về con người bao gồm 3 yếu tố chính:

1. Tuyển dụng chiến lược: Thay vì đăng tin tuyển một “nhân viên marketing”, hãy xác định chính xác kỹ năng bạn cần để đạt mục tiêu. Ví dụ, bạn cần một người giỏi về “Webflow” để ra mắt website mới, hay một “kỹ sư no-code” để xây dựng MVP cho sản phẩm. Sự cụ thể sẽ giúp bạn tìm được đúng người, đúng việc.
2. Đào tạo và hội nhập: Người mới không thể tự động hiểu được “luật chơi” của bạn. Hãy xây dựng một quy trình onboarding đơn giản để họ hiểu về giá trị cốt lõi, tầm nhìn, và cách thức vận hành của công ty. Đây là cách bạn nhân bản văn hóa và đảm bảo mọi người cùng chèo về một hướng.
3. Xây dựng mạng lưới cố vấn (Advisors): Bạn không cần phải biết tất cả mọi thứ. Hãy chủ động tìm kiếm những người cố vấn, những chuyên gia trong lĩnh vực bạn yếu. Một giờ trò chuyện với một mentor có kinh nghiệm có thể giúp bạn tiết kiệm hàng tháng trời thử và sai. Đây là cách “thuê” bộ não của người khác một cách thông minh nhất.

Đầu tư vào con người là khoản đầu tư có lãi nhất, bởi họ chính là người sẽ cùng bạn vận hành và cải tiến hai trụ cột còn lại.

Trụ cột 2: Sản phẩm – Giải pháp trọn vẹn chứ không chỉ là tính năng

Sản phẩm là trái tim của doanh nghiệp, là thứ tạo ra giá trị cho khách hàng. Tuy nhiên, nhiều founder mắc kẹt trong việc “phát triển tính năng” mà quên mất bức tranh toàn cảnh: trải nghiệm của khách hàng. Tối ưu sản phẩm không chỉ là làm cho nó tốt hơn, mà là làm cho toàn bộ hành trình của khách hàng với nó trở nên mượt mà và ý nghĩa hơn.

Một sản phẩm tuyệt vời không chỉ giải quyết vấn đề. Nó còn mang lại cảm giác được thấu hiểu và chăm sóc.

Để tối ưu trụ cột này, hãy tập trung vào:

• Phát triển sản phẩm có chủ đích: Mọi tính năng, mọi cải tiến đều phải trả lời câu hỏi: “Điều này giúp khách hàng mục tiêu của tôi giải quyết vấn đề gì tốt hơn?”. Đừng chạy theo đối thủ hay những ý tưởng chợt nảy ra. Hãy bám sát vào nhu cầu thực sự của thị trường ngách bạn đã chọn.
• Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng (CX): Hãy vẽ ra toàn bộ hành trình của khách hàng, từ lúc họ lần đầu nghe về bạn, quá trình mua hàng, quá trình onboarding (hướng dẫn sử dụng), cho đến khi họ nhận được giá trị và trở thành người dùng trung thành. Mỗi điểm chạm đều là một cơ hội để tạo ra ấn tượng tốt đẹp.
• Chiến lược ra mắt sản phẩm mới: Dù là một cuốn ebook, một khóa học, hay một công cụ SaaS, việc ra mắt cần có một kế hoạch rõ ràng. Nó không phải là một sự kiện đơn lẻ, mà là một chuỗi các hoạt động được thiết kế để tạo ra sự chú ý, xây dựng sự mong đợi và tối đa hóa kết quả.

Dưới đây là một bảng checklist nhanh giúp bạn đánh giá lại trụ cột Sản phẩm của mình:

Trụ cột 3: Quy trình – “Hệ điều hành” để mở rộng quy mô

Nếu Con người là người lái xe và Sản phẩm là chiếc xe, thì Quy trình chính là tấm bản đồ và hệ thống vận hành của chiếc xe đó. Đây là trụ cột thường bị xem nhẹ nhất, đặc biệt là ở giai đoạn đầu khi founder thường làm mọi việc theo cảm tính. Nhưng khi muốn mở rộng quy mô kinh doanh, thiếu quy trình chẳng khác nào muốn xây nhà cao tầng mà không có bản vẽ thiết kế.

Quy trình là cách bạn biến những công việc phức tạp, hỗn loạn thành những bước đi có thể lặp lại, đo lường, và cải tiến. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một cỗ máy có thể vận hành trơn tru mà không cần sự can thiệp liên tục của bạn.

“Chúng ta không vươn tới mức độ của mục tiêu, chúng ta tụt xuống mức độ của hệ thống”. Câu nói này đúng nhất khi áp dụng cho quy trình.

Một số hệ thống quy trình cốt lõi bạn cần xây dựng:

• Hệ thống sáng tạo nội dung: Từ khâu lên ý tưởng, sản xuất, xuất bản đến phân phối.
• Hệ thống bán hàng & marketing: Làm thế nào để thu hút khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng và chuyển đổi họ?
• Hệ thống chăm sóc khách hàng: Quy trình xử lý khiếu nại, hỗ trợ, và thu thập phản hồi.
• Hệ thống tuyển dụng & onboarding: Các bước để tìm và hòa nhập một thành viên mới vào đội ngũ.

Hãy bắt đầu bằng cách ghi chép lại cách bạn làm một công việc lặp đi lặp lại. Sau đó, hãy tự hỏi: “Làm sao để đơn giản hóa nó? Có thể tự động hóa bước nào không? Có thể giao việc này cho người khác được không?”. Đó là những viên gạch đầu tiên để xây dựng nên một hệ thống kinh doanh tự động và hiệu quả.

Câu chuyện từ một người xây dựng đế chế 125 tỷ

Matt Gray, người đã xây dựng và bán công ty công nghệ đầu tiên của mình với giá hàng chục triệu đô la và phát triển một cộng đồng lên đến 14 triệu người, là một ví dụ điển hình. Công việc kinh doanh của anh đạt doanh thu hơn 5 triệu USD (khoảng 125 tỷ VND) vào năm 2022. Nhưng để đạt được những con số ấn tượng đó, anh không chỉ cắm đầu vào làm việc.

Trong một kế hoạch 90 ngày của mình, Matt đặt ra những mục tiêu rất tham vọng: ra mắt một sản phẩm SaaS, viết một cuốn sách mới, và phát triển cộng đồng thêm hàng trăm ngàn người. Anh nhanh chóng nhận ra rằng, nếu chỉ dựa vào sức mình, anh sẽ không thể nào đạt được. Thay vì cố gắng hơn, anh lùi lại một bước và nhìn vào hệ thống của mình. Anh xác định các cơ hội ở cả 3 trụ cột:

• Về Con người: Anh nhận ra mình cần “thuê một nhà thiết kế Webflow” và “một kỹ sư no-code”. Đây là những mảnh ghép chuyên môn cụ thể để hiện thực hóa tầm nhìn sản phẩm.
• Về Sản phẩm: Anh lên kế hoạch “ra mắt website mới” và “sản phẩm SaaS”, những thứ trực tiếp tạo ra giá trị mới cho người dùng.
• Về Quy trình: Anh quyết tâm “hoàn thiện quy trình viết sách” và “quy trình tổ chức sự kiện”. Anh hệ thống hóa những việc mình đã làm tốt để có thể nhân bản chúng.

Câu chuyện của Matt cho thấy, những nhà sáng lập thành công nhất không phải là người làm việc nhiều nhất, mà là người giỏi nhất trong việc xây dựng và tối ưu hệ thống. Họ biết khi nào cần dừng lại, đánh giá, và củng cố lại 3 trụ cột của mình trước khi tiếp tục tiến lên.

Kết luận: Ngừng theo đuổi mục tiêu, hãy bắt đầu xây hệ thống

Hành trình xây dựng một doanh nghiệp cũng giống như xây một tòa nhà. Mục tiêu là nóc nhà, nhưng nền móng chính là 3 trụ cột: Con người, Sản phẩm, và Quy trình. Một nền móng yếu sẽ không thể nào chống đỡ được một tham vọng lớn. Nếu bạn đang cảm thấy bế tắc, có lẽ đã đến lúc bạn nên tạm ngừng nhìn lên nóc nhà và thay vào đó, hãy cúi xuống kiểm tra lại nền móng của mình.

Hãy bắt đầu soi chiếu lại hệ thống của bạn ngay hôm nay. Bạn đang làm tốt trụ cột nào? Và quan trọng hơn, bạn đang bỏ quên trụ cột nào? Trả lời được câu hỏi đó chính là bước đầu tiên để bạn thoát khỏi vòng luẩn quẩn và xây dựng một sự nghiệp thực sự bền vững.

Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới, trụ cột nào bạn cảm thấy mình cần cải thiện nhất nhé! Và đừng quên đăng ký nhận tin từ The One-Person System để không bỏ lỡ những bài viết chuyên sâu về xây dựng hệ thống vận hành hiệu quả.