Hành Trình Tôi Xây Dựng 10 Hệ Thống Thiết Yếu Để Bứt Phá Doanh Thu 125 Tỷ

Bạn muốn doanh nghiệp phát triển vượt bậc? Đừng chỉ đặt mục tiêu, hãy xây hệ thống!

Bạn có bao giờ cảm thấy mình đang chạy trên một chiếc bánh xe hamster không? Bạn làm việc quần quật, xử lý hàng trăm việc không tên, nhưng cuối tháng nhìn lại, doanh nghiệp vẫn giậm chân tại chỗ. Mục tiêu doanh thu 5 tỷ, 10 tỷ nghe thật hấp dẫn, nhưng con đường đến đó lại mờ mịt và đầy hỗn loạn. Nếu bạn đang ở trong tình trạng này, bạn không hề đơn độc. Tôi cũng đã từng như vậy. Tôi đặt ra những mục tiêu lớn lao nhưng lại quên mất điều quan trọng nhất: nền tảng để đạt được chúng. Bài viết này không chỉ nói về việc đặt mục tiêu, mà là về việc xây dựng 10 hệ thống thiết yếu cho doanh nghiệp – cỗ máy sẽ đưa bạn đến đích một cách bền vững, thay vì chỉ là những cú “chữa cháy” tạm thời.

Triết lý cốt lõi: “Chúng ta không vươn tới mức độ mục tiêu, chúng ta rơi xuống mức độ hệ thống”

Đây là một trong những câu nói đã thay đổi hoàn toàn tư duy của tôi về kinh doanh và phát triển bản thân. Chúng ta thường bị ám ảnh bởi những con số, những đích đến hào nhoáng: “Tôi muốn đạt 125 tỷ doanh thu”, “Tôi muốn có 1 triệu người theo dõi”. Nhưng mục tiêu tự nó không có sức mạnh. Sức mạnh thực sự nằm ở những gì bạn làm hàng ngày, hàng tuần – những quy trình, thói quen và cấu trúc vận hành. Đó chính là hệ thống.

“We don’t rise to the level of our goals. We fall to the level of our systems.” – James Clear

Hãy tưởng tượng bạn muốn xây một tòa nhà chọc trời (mục tiêu). Bạn không thể chỉ chăm chăm nghĩ về tầng thượng có tầm nhìn triệu đô. Bạn phải bắt đầu từ việc đào móng, đổ cột, xây từng tầng một cách vững chắc. Những hệ thống trong kinh doanh cũng giống như bộ móng và khung sườn đó. Một hệ thống yếu kém, dù mục tiêu của bạn có cao đẹp đến đâu, cuối cùng cũng sẽ sụp đổ dưới sức nặng của chính nó. Ngược lại, một hệ thống vững chắc sẽ tự động đẩy bạn tiến về phía trước, ngay cả khi bạn không còn nghĩ về mục tiêu nữa. Đó là lý do vì sao những doanh nghiệp thành công nhất không chỉ có mục tiêu lớn, họ có những hệ thống vận hành xuất sắc.

Làm sao để xác định 10 hệ thống cốt lõi cần cải thiện?

Nghe thì có vẻ to tát, nhưng việc xác định các hệ thống trọng yếu lại bắt đầu từ những câu hỏi rất đơn giản. Đừng cố gắng tìm kiếm những thứ phức tạp. Thay vào đó, hãy ngồi xuống, dành ra một buổi sáng yên tĩnh, và tự vấn bản thân một cách trung thực. Đây là lúc bạn cần trở thành “bác sĩ” cho chính doanh nghiệp của mình.

Hãy bắt đầu bằng việc lập một “bản đồ” các hoạt động kinh doanh của bạn. Lấy một tờ giấy lớn hoặc mở một file Notion và trả lời các câu hỏi sau:

• Công việc nào đang lặp đi lặp lại hàng ngày/hàng tuần? (Ví dụ: trả lời email khách hàng, đăng bài mạng xã hội, báo cáo doanh thu).
• Điểm nào trong quy trình thường xuyên gây ra tắc nghẽn hoặc sai sót nhất? (Ví dụ: khâu chốt đơn, bàn giao sản phẩm, chăm sóc sau bán hàng).
• Nơi nào đang “đốt” nhiều thời gian và năng lượng của bạn nhất mà hiệu quả mang lại không tương xứng?
• Nếu bạn phải nghỉ ốm một tuần, hoạt động nào sẽ khiến doanh nghiệp của bạn “tê liệt”?
• Khách hàng thường phàn nàn về điều gì nhất trong trải nghiệm của họ?

Từ những câu trả lời này, bạn sẽ bắt đầu thấy rõ những “lỗ hổng” trong cỗ máy của mình. Đó chính là những hệ thống bạn cần ưu tiên xây dựng hoặc cải thiện. Đừng cố làm tất cả cùng lúc. Hãy chọn ra 10 hệ thống mà bạn tin rằng nếu được tối ưu, sẽ tạo ra tác động lớn nhất. Dưới đây là bảng gợi ý giúp bạn bắt đầu:

Hãy tự đánh giá từng hệ thống theo thang điểm từ 1 (rất tệ) đến 5 (rất tốt). Những hệ thống có điểm thấp nhất chính là nơi bạn nên bắt đầu. Cam kết của tôi là tập trung vào việc cải thiện chúng, từng cái một.

Một vài ví dụ về các hệ thống bạn có thể xây dựng ngay

Để bạn dễ hình dung hơn, đây là một vài ví dụ cụ thể về các hệ thống mà tôi đã xây dựng trong The One Person System của mình:

1. Hệ thống thu hút khán giả trên Twitter/LinkedIn: Đây không chỉ là việc đăng bài ngẫu hứng. Nó là một quy trình khép kín: nghiên cứu chủ đề hot, sử dụng template viết bài hiệu quả, lên lịch đăng tự động bằng công cụ, dành 30 phút mỗi ngày để tương tác và phân tích các chỉ số hàng tuần để biết nội dung nào hiệu quả. Mọi thứ đều có công thức.
2. Hệ thống Email Marketing: Thay vì gửi email một cách rời rạc, tôi xây dựng một chuỗi email chào mừng tự động cho người đăng ký mới. Chuỗi email này vừa giới thiệu về tôi, vừa cung cấp giá trị, vừa từ từ giới thiệu các sản phẩm liên quan. Nó hoạt động 24/7, ngay cả khi tôi đang ngủ.
3. Hệ thống bán hàng (Sales System): Khi có khách hàng tiềm năng, họ sẽ được đưa vào một quy trình rõ ràng: từ cuộc gọi tư vấn đầu tiên, gửi báo giá theo mẫu, theo dõi chăm sóc sau 3 ngày, đến khi chốt đơn. Mọi bước đều được chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả.
4. Hệ thống tăng trưởng doanh thu (Revenue System): Tôi không chỉ dựa vào một nguồn thu. Hệ thống này bao gồm các dòng tiền từ sản phẩm số, dịch vụ tư vấn, affiliate marketing… và có kế hoạch rõ ràng để mở rộng hoặc tối ưu từng dòng tiền theo quý. Việc này giúp giảm rủi ro và tạo ra sự tăng trưởng bền vững.

Bạn thấy đấy, “hệ thống” không phải là thứ gì đó cao siêu. Nó chỉ đơn giản là biến những hành động hiệu quả thành một quy trình có thể lặp lại. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách xây dựng các trợ lý ảo để tự động hóa, bài viết Xây AI Agent Toàn Diện: 6 Thành Phần Cốt Lõi Không Thể Bỏ Qua sẽ là một khởi đầu tuyệt vời.

Câu chuyện của tôi: Từ hỗn loạn đến doanh thu hơn 200 tỷ

Tôi muốn kể cho bạn nghe câu chuyện này, không phải để khoe khoang, mà để bạn thấy rằng bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu. Cách đây nhiều năm, tôi cũng là một chủ doanh nghiệp “siêu bận rộn”. Tôi làm việc 14-16 tiếng mỗi ngày, trả lời từng email, xử lý từng đơn hàng, tự tay làm mọi thứ. Tôi tự hào về sự chăm chỉ của mình, nhưng thực tế là tôi đang bị nhấn chìm trong mớ hỗn độn do chính mình tạo ra. Doanh nghiệp của tôi có doanh thu, nhưng không thể bứt phá, và tôi thì luôn trong trạng thái kiệt sức.

Mọi thứ chỉ thay đổi khi tôi chạm đáy. Tôi nhận ra mình không thể tiếp tục “cày cuốc” như thế này mãi. Tôi quyết định dừng lại một tuần, không làm gì cả, chỉ để suy nghĩ và “vẽ bản đồ”.

Tôi đã làm chính xác những gì tôi chia sẻ ở trên: liệt kê mọi thứ, tìm ra các điểm nghẽn, và xác định 10 hệ thống cốt lõi cần được xây dựng lại từ đầu. Đó là hệ thống marketing, hệ thống bán hàng, hệ thống chăm sóc khách hàng, hệ thống quản lý nội dung,… Từng chút một, tôi xây dựng các quy trình, tạo các checklist, và tự động hóa những gì có thể. Ban đầu rất khó khăn, nhưng dần dần, cỗ máy bắt đầu vào guồng. Kết quả thật sự đáng kinh ngạc. Tôi không chỉ xây dựng được những công ty có lợi nhuận, đạt tổng doanh thu hơn 225 tỷ VND (tương đương 9 triệu đô), mà còn xây dựng được một cộng đồng hơn 14 triệu người. Quan trọng nhất, tôi đã giải phóng bản thân khỏi những công việc lặp lại nhàm chán để tập trung vào điều tôi làm tốt nhất: sáng tạo và định hướng chiến lược.

Lợi ích không ngờ tới của việc xây dựng hệ thống

Khi bạn bắt đầu tư duy theo hệ thống, những thay đổi tích cực sẽ đến một cách tự nhiên. Dưới đây là những lợi ích rõ ràng nhất:

• Tăng hiệu quả vượt trội: Khi mọi thứ có quy trình, bạn sẽ không còn tốn thời gian suy nghĩ “tiếp theo nên làm gì?”. Năng suất của bạn và cả doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể.
• Giảm rủi ro và sự phụ thuộc: Hệ thống giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru ngay cả khi bạn không có mặt. Nó giảm sự phụ thuộc vào một cá nhân nào đó, kể cả chính bạn.
• Đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng: Một hệ thống tốt có khả năng nhân rộng. Khi bạn muốn mở rộng quy mô, bạn chỉ cần sao chép và tối ưu hệ thống hiện có, thay vì phải xây lại từ đầu.
• Giải phóng thời gian và năng lượng: Đây là lợi ích quý giá nhất. Bạn sẽ có thêm thời gian cho gia đình, cho bản thân, và cho những ý tưởng sáng tạo đột phá. Bạn sẽ làm chủ công việc, thay vì để công việc làm chủ mình.

Đến lượt bạn: Bắt đầu vạch ra hệ thống của riêng mình

Lý thuyết sẽ mãi là lý thuyết nếu bạn không hành động. Tôi thực sự tin rằng việc xây dựng hệ thống thiết yếu cho doanh nghiệp là chìa khóa để bạn thoát khỏi bế tắc và đạt được sự tăng trưởng bền vững. Đừng chờ đợi đến khi mọi thứ hoàn hảo. Sự hoàn hảo là kẻ thù của sự tiến bộ.

Ngay hôm nay, hãy dành ra 30 phút. Lấy một cây bút và một tờ giấy. Vạch ra 10 hệ thống mà bạn cảm thấy cần cải thiện nhất trong doanh nghiệp của mình. Chỉ cần liệt kê chúng ra thôi. Đó là bước đầu tiên, và cũng là bước quan trọng nhất. Hãy bắt đầu hành trình xây dựng cỗ máy tăng trưởng cho riêng bạn!

Hãy chia sẻ 1 trong 10 hệ thống bạn vừa viết ra ở phần bình luận bên dưới nhé. Tôi rất muốn đọc và biết đâu có thể cho bạn một vài gợi ý!