Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao cuối ngày mình lại kiệt sức dù cảm giác chưa làm được gì đáng kể? Nguyên nhân sâu xa nằm ở lịch trình hỗn loạn. Khi lịch của bạn bị phân mảnh bởi những cuộc họp ngắn xen kẽ, bạn sẽ rơi vào một cái bẫy vô hình mang tên “chuyển đổi nhiệm vụ” (task switching).
Bộ não của chúng ta không được thiết kế để liên tục nhảy từ việc này sang việc khác. Mỗi lần chuyển đổi, nó cần thời gian và năng lượng để “tải lại” bối cảnh mới. Một cuộc họp 15 phút về bán hàng, rồi lại quay sang trả lời email khách hàng, rồi lại nhảy vào một file thiết kế… mỗi lần như vậy là một lần bạn tự “reset” bộ não của mình. Hậu quả là sự mệt mỏi tích tụ, khả năng tập trung sâu sụt giảm, và hiệu suất công việc thì chạm đáy. Bạn không có thời gian để thực sự làm việc, cũng không có thời gian để thực sự phục hồi. Bạn chỉ đang phản ứng một cách thụ động với mớ hỗn độn do chính mình tạo ra.
“Hầu hết mọi người không mở rộng quy mô hệ thống. Họ mở rộng sự đứt gãy và nó trở nên tốn kém rất nhanh.”
Hệ thống Lịch làm việc lấy lại sự chủ động cho ngày làm việc của bạn
Để thoát khỏi vòng xoáy này. Bạn cần một hệ thống thông minh hơn. Tôi muốn giới thiệu đến bạn Hệ thống Lịch làm việc theo Khối (Calendar System) – một phương pháp được áp dụng tại TOPS để thay thế sự hỗn loạn bằng một cấu trúc rõ ràng.
Mục đích của hệ thống này rất đơn giản: phân chia một ngày hoặc một tuần làm việc thành 4 khối thời gian riêng biệt, mỗi khối có một mục đích duy nhất.
Bốn khối thời gian đó bao gồm:
- Build (Xây dựng): Đây là thời gian vàng cho công việc cần sự tập trung sâu (deep work). Bạn sẽ tắt mọi thông báo, đóng các tab không liên quan và dành trọn vẹn tâm trí để viết, code, thiết kế, lên chiến lược, hay bất cứ công việc sáng tạo nào tạo ra giá trị cốt lõi. Đây là khối thời gian để bạn xây dựng tài sản cho doanh nghiệp của mình.
- Sell (Bán hàng): Khối thời gian này dành riêng cho các hoạt động thúc đẩy doanh thu và chuyển đổi. Đó có thể là các cuộc gọi bán hàng, họp với đối tác, trả lời tin nhắn của khách hàng tiềm năng, hay thực hiện các chiến dịch marketing. Khi ở trong khối “Sell”, toàn bộ năng lượng của bạn đều hướng đến mục tiêu mang lại kết quả kinh doanh.
- Think (Tư duy): Là một người lãnh đạo, dù là cho một đội nhóm hay cho chính mình, bạn cần không gian để lùi lại và nhìn vào bức tranh lớn. Khối “Think” là thời gian để bạn hoạch định các nước đi chiến lược, phân tích dữ liệu, suy ngẫm về các vấn đề lớn, hay đơn giản là đọc và học hỏi. Đây là những hoạt động đòn bẩy cao của một CEO.
- Rest (Nghỉ ngơi): Đây là khối thời gian thường bị bỏ qua nhưng lại quan trọng nhất. Rest không chỉ là ngủ. Nó là thời gian để bạn chủ động phục hồi và tái tạo năng lượng. Đó có thể là đi dạo, thiền, đọc một cuốn sách không liên quan đến công việc, hoặc dành thời gian cho gia đình. Một hệ thống bền vững luôn cần những khoảng nghỉ chất lượng.
Dưới đây là bảng tóm tắt để bạn dễ hình dung:
| Khối Thời Gian | Mục Đích | Hoạt động ví dụ |
|---|---|---|
| Build (Xây dựng) | Tập trung sâu, sáng tạo giá trị | Viết lách, lập trình, thiết kế, lên kế hoạch nội dung |
| Sell (Bán hàng) | Thúc đẩy chuyển đổi, tạo doanh thu | Gọi điện bán hàng, họp đối tác, tư vấn khách hàng |
| Think (Tư duy) | Hoạch định chiến lược, nhìn xa | Phân tích số liệu, đọc sách, lên kế hoạch quý/năm |
| Rest (Nghỉ ngơi) | Phục hồi năng lượng, tái tạo | Thiền, đi bộ, dành thời gian cho sở thích cá nhân |
Câu chuyện thực tế: Tăng 34% năng suất và giảm 22% giờ làm
Lý thuyết là vậy, nhưng kết quả thực tế thì sao? Hãy nghe câu chuyện của chính Matt Gray, người đã áp dụng hệ thống này từ chính nỗi đau của mình.
“Lịch của tôi với những cuộc họp 15 phút rải rác suốt cả ngày, không có thời gian tập trung, không có thời gian phục hồi. Tôi chỉ liên tục chuyển đổi nhiệm vụ. Nó thật sự kiệt sức.”
Tình trạng này đã thay đổi hoàn toàn khi anh ấy áp dụng hệ thống 4 khối thời gian. Kết quả không chỉ mang tính cá nhân mà còn lan tỏa ra toàn bộ đội ngũ. Matt chia sẻ rằng sau khi triển khai hệ thống này tại Founder OS: “Năng suất của đội ngũ đã tăng 34% trong tháng đầu tiên, trong khi số giờ làm việc của chúng tôi giảm 22%.”
Hãy nghĩ về điều đó: làm được nhiều hơn trong khi tốn ít thời gian hơn. Bạn có những làn đường rõ ràng cho từng loại công việc. Bạn chủ động quyết định khi nào mình cần tập trung sáng tạo, khi nào mình cần giao tiếp, và quan trọng nhất, khi nào mình cần nghỉ ngơi.
“Không còn sự hỗn loạn mang tính phản ứng, chỉ có những làn đường thông thoáng.”
Đã đến lúc sắp xếp lại lịch trình của bạn
Nếu bạn đã đọc đến đây, tôi tin rằng bạn đã nhận ra vấn đề trong lịch làm việc hiện tại của mình. Đừng chấp nhận tình trạng “bận rộn nhưng không hiệu quả” thêm một ngày nào nữa. Sự hỗn loạn không phải là một huy chương danh dự, nó là một dấu hiệu cho thấy hệ thống của bạn đang có vấn đề.
Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhất. Mở lịch của bạn ra và thử phân chia ngày mai theo 4 khối: Build – Sell – Think – Rest. Có thể ban đầu sẽ không hoàn hảo, nhưng chỉ riêng việc ý thức và phân loại công việc đã là một chiến thắng lớn. Bạn sẽ ngạc nhiên về sự thay đổi trong năng lượng và sự tập trung của mình.
Bạn đã sẵn sàng để biến lịch làm việc từ một mớ hỗn độn thành một cỗ máy hiệu suất chưa? Hãy thử áp dụng hệ thống này trong một tuần và chia sẻ cảm nhận của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé. Tôi rất muốn nghe câu chuyện của bạn!