Bạn đã bao giờ tự hỏi: tại sao đã thuê thêm người mà mình vẫn bận đến ngạt thở?
Đây là một nghịch lý trớ trêu mà rất nhiều nhà sáng lập đang đối mặt. Bạn tin rằng việc thuê một trợ lý, một quản lý vận hành, hay thậm chí cả một đội ngũ sẽ giải phóng bạn khỏi những công việc tủn mủn, cho bạn thời gian để tập trung vào chiến lược. Nhưng thực tế thì sao? Bạn lại thấy mình chìm sâu hơn vào vai trò quản lý, xử lý những vấn đề phát sinh từ chính đội ngũ đó, và cảm giác “mắc kẹt” còn tồi tệ hơn cả lúc làm một mình. Nếu bạn đang ở trong tình huống này, bạn không hề đơn độc. Vấn đề không nằm ở con người bạn thuê, mà nằm ở một cái bẫy tư duy vô hình mà hầu hết chúng ta đều sập phải.
Vấn đề số 2: “Thuê người vận hành nhưng vẫn mắc kẹt”
Một trong những nỗi đau lớn nhất mà tôi thường nghe các founder chia sẻ là dù đã có đội ngũ hỗ trợ, họ vẫn cảm thấy mình là nút thắt của mọi thứ. Họ thuê người với hy vọng có thể “mua” lại thời gian, nhưng cuối cùng lại phải “trả giá” bằng chính sự tự do của mình. Tại sao lại như vậy? Bởi vì thuê người không thể sửa chữa một hệ thống bị hỏng. Ngược lại, nó chỉ tạo ra một mớ hỗn loạn đắt đỏ hơn.
Khi bạn đưa một người mới vào một quy trình làm việc lộn xộn, không rõ ràng, bạn không chỉ chuyển giao công việc, mà còn chuyển giao cả sự hỗn loạn đó. Người mới sẽ liên tục hỏi bạn: “Anh ơi, cái này làm thế nào?”, “Chị ơi, gặp trường hợp này thì xử lý ra sao?”. Thay vì được giải phóng, bạn lại trở thành trung tâm giải đáp thắc mắc cho cả đội. Vòng luẩn quẩn này biến việc thuê người từ một giải pháp trở thành một gánh nặng mới, khiến bạn cảm thấy bất lực và kiệt sức ngay trong chính doanh nghiệp mình gầy dựng.
Bài học đắt giá từ Herb: 15 nhân viên và 15 vấn đề
Câu chuyện của Matt Gray, người sáng lập công ty Herb, là một minh chứng sống động cho cái bẫy này. Với niềm tin rằng mở rộng đội ngũ sẽ giúp công ty cất cánh, anh đã mạnh dạn thuê 15 nhân viên. Trên giấy tờ, mọi thứ trông thật tuyệt vời: doanh thu tăng vọt, quy mô công ty lớn mạnh. Nhưng thực tế cuộc sống của Matt lại đi theo chiều ngược lại.
Anh chia sẻ: “Tôi cứ ngỡ mình sẽ được tự do. Nhưng không, tôi đã trở thành người quản lý cho 15 vấn đề của 15 con người khác nhau.” Thời gian của anh không còn dành cho việc phát triển sản phẩm hay tư duy chiến lược nữa, mà bị xé nhỏ để giải quyết các mâu thuẫn nội bộ, phê duyệt những quyết định nhỏ nhặt, và đảm bảo mọi người làm đúng việc. Doanh thu tăng, nhưng sự tự do lại giảm sút thảm hại.
Matt nhận ra một sự thật đau đớn: vấn đề không nằm ở 15 con người anh đã thuê. Họ đều là những người tài năng và nhiệt huyết. Vấn đề thực sự nằm ở chỗ anh đã cố gắng dùng con người để giải quyết một bài toán về hệ thống. Anh đã mở rộng quy mô nhân sự trước khi mở rộng quy mô quy trình. Đó là một sai lầm mà rất nhiều founder thông minh và tham vọng cũng mắc phải.
Nguyên tắc cốt lõi: Đừng ủy thác những gì bạn chưa hệ thống hóa
Từ những sai lầm của chính mình và quan sát hàng trăm founder khác, một nguyên tắc cốt lõi đã được đúc kết. Nó đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ, và có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn xây dựng doanh nghiệp:
Bạn không thể ủy thác những gì bạn không thể hệ thống hóa. Và bạn không thể hệ thống hóa những gì bạn không hiểu rõ.
Hãy đọc lại câu nói này một lần nữa. Nó chính là chìa khóa để thoát khỏi cái bẫy thuê người. Trước khi nghĩ đến việc “Ai sẽ làm việc này?”, bạn cần trả lời câu hỏi “Việc này được thực hiện như thế nào một cách chuẩn xác và lặp lại được?”. Khi bạn có một quy trình rõ ràng, một hệ thống đã được kiểm chứng, việc ủy thác sẽ trở nên vô cùng đơn giản. Bạn không còn phải “đào tạo” theo kiểu truyền miệng, mà chỉ cần “chuyển giao” một hệ thống đã chạy tốt. Người mới sẽ có một bản đồ rõ ràng để đi theo, và bạn sẽ có thời gian để vẽ những tấm bản đồ lớn hơn cho tương lai.
Làm sao để mở rộng mà không cần đội ngũ lớn?
Đây là câu hỏi trị giá hàng tỷ đồng mà mọi nhà sáng lập đều trăn trở. Câu trả lời nằm ở việc thay đổi tư duy, từ tư duy con người (people thinking) sang tư duy hệ thống (systems thinking). Tư duy con người nhìn đâu cũng thấy vấn đề cần có người giải quyết. Tư duy hệ thống lại tìm cách xây dựng một cỗ máy có thể tự vận hành mà không cần người can thiệp.
Hãy thử tự hỏi trước khi tuyển dụng vị trí tiếp theo: “Tôi có thể hệ thống hóa công việc này thay vì thuê người không?”. Phần lớn câu trả lời sẽ là CÓ. Dưới đây là bảng so sánh nhanh hai lối tư duy này:
| Tiêu chí | Tư duy Con người | Tư duy Hệ thống |
|---|---|---|
| Khi gặp vấn đề | “Cần thuê ai để giải quyết việc này?” | “Cần xây dựng hệ thống nào để việc này tự chạy?” |
| Trọng tâm | Tìm người phù hợp. | Xây dựng quy trình hoàn hảo. |
| Kết quả | Tăng chi phí, thêm phức tạp, founder trở thành quản lý. | Giảm chi phí, đơn giản hóa, founder được tự do sáng tạo. |
| Sự phụ thuộc | Doanh nghiệp phụ thuộc vào nhân sự cụ thể. | Doanh nghiệp vận hành dựa trên quy trình bền vững. |
Tôi biết có những founder vận hành doanh nghiệp doanh thu hàng chục tỷ mỗi năm chỉ với một đội ngũ 4 người, nhưng cũng biết những người khác chỉ đạt doanh thu vài tỷ với đội ngũ 20 người. Sự khác biệt không nằm ở sản phẩm, mà nằm ở hệ thống.
Giải pháp bất ngờ: Vai trò của một ‘Chief of Staff’ trong hệ thống một người
Ngay cả khi đã có tư duy hệ thống, bạn vẫn cần một người giúp mình bảo vệ và vận hành hệ thống đó. Và đây là lúc vai trò của một Chief of Staff (CoS) trở nên vô giá. Đừng nhầm lẫn họ với một trợ lý cá nhân. Một CoS không chỉ sắp xếp lịch hẹn, họ là người “chặn và xử lý” mọi thứ có thể làm gián đoạn thời gian và sự tập trung của bạn.
Một CoS giỏi sẽ là người làm ba việc chính:
- Sở hữu lịch làm việc và giao tiếp nội bộ: Họ là người gác cổng, đảm bảo chỉ những thông tin và yêu cầu thực sự quan trọng mới đến được với bạn. Họ bảo vệ tài sản quý giá nhất của bạn: sự tập trung.
- Sàng lọc và phân loại công việc: Dựa trên hệ thống bạn đã xây dựng (Automate, Eliminate, Delegate), CoS sẽ tự động phân luồng công việc mà không cần bạn can thiệp. Việc gì cần tự động hóa, việc gì cần loại bỏ, việc gì cần ủy thác cho người khác.
- Giải phóng bạn để tập trung vào cơ hội 10x, 20x: Khi bạn không còn bị sa lầy vào những việc 1x, 2x, bạn sẽ có đủ không gian tinh thần để theo đuổi những ý tưởng đột phá, những cơ hội có thể thay đổi cuộc chơi. Đó mới chính là giá trị lớn nhất của một nhà sáng lập.
Họ là người vận hành hệ thống để bạn có thể tập trung vào việc sáng tạo và dẫn dắt. Đây chính là cách bạn mở rộng quy mô mà không cần một đội ngũ cồng kềnh, là cách bạn lấy lại sự tự do đã mất.
Bạn đã từng ở trong chiếc bẫy này chưa?
Câu chuyện về việc thuê người nhưng vẫn mắc kẹt là một trải nghiệm mà tôi tin rằng rất nhiều bạn đã, đang và sẽ trải qua. Nó không phải là dấu hiệu của sự yếu kém, mà là một cột mốc quan trọng để bạn nhận ra rằng đã đến lúc cần một cách tiếp cận khác – một cách tiếp cận dựa trên hệ thống.
Bạn đã từng thuê người mà vẫn cảm thấy mắc kẹt chưa? Điều gì đã giúp bạn thoát ra khỏi tình trạng đó, hoặc bạn đang làm gì để thay đổi nó? Hãy chia sẻ câu chuyện của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé. Tôi rất muốn lắng nghe!