Giao tiếp thẳng thắn không phải là tàn nhẫn, mà là sự tôn trọng
Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống khó xử, khi cần đưa ra một phản hồi không mấy tích cực cho nhân viên nhưng lại sợ làm họ tổn thương? Bạn chọn cách nói giảm nói tránh, vòng vo, hay thậm chí là im lặng, để rồi vấn đề không được giải quyết triệt để và hiệu suất cả đội cứ ì ạch? Đó là một nỗi sợ rất thật của nhiều nhà lãnh đạo. Chúng ta sợ rằng sự thẳng thắn sẽ đồng nghĩa với việc trở thành một người sếp khắc nghiệt, làm mất lòng đội ngũ và phá vỡ không khí làm việc.
Nhưng sự thật là, giao tiếp thẳng thắn một cách có chiến lược không chỉ giúp giải quyết vấn đề tận gốc mà còn là biểu hiện cao nhất của sự tôn trọng. Nó cho thấy bạn tin tưởng vào khả năng tiếp nhận và thay đổi của nhân viên. Gần đây, khi nghe chia sẻ của Leila Hormozi, CEO của Acquisition.com, tôi đã nhận ra ba thay đổi tinh tế trong tư duy và hành động có thể giúp bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng có thể giao tiếp trực diện, hiệu quả mà không “gây thù chuốc oán”.
Mẹo 1: Phân biệt rõ ràng giữa ‘trừng phạt’ và ‘hậu quả’
Điều đầu tiên và quan trọng nhất là phải thay đổi tư duy. Bạn có đang tìm cách “trừng phạt” một hành vi sai, hay bạn đang muốn chỉ ra “hậu quả” tự nhiên của hành vi đó? Sự khác biệt này là vô cùng lớn.
Trừng phạt mang tính cảm tính. Nó là hành động la mắng, chì chiết, đe dọa, với mục đích cố ý làm cho người khác cảm thấy tồi tệ. Cách này có thể thay đổi hành vi trong ngắn hạn, nhưng về lâu dài, nó chỉ tạo ra sự sợ hãi, oán giận và giết chết động lực.
Ngược lại, hậu quả mang tính logic. Đó là kết quả tất yếu của một hành động. Ví dụ, nếu một nhân viên liên tục không hoàn thành công việc, hậu quả có thể là họ không được thưởng, hoặc xa hơn là mất việc. Đây không phải là sự trả thù cá nhân của bạn, mà là một kết quả hợp lý trong một hệ thống vận hành chuyên nghiệp. Khi giao tiếp, hãy tập trung vào hướng đi và giải pháp, thay vì đổ lỗi cho cá nhân. Mục tiêu của bạn là giúp họ sửa chữa, không phải khiến họ đau khổ.
Khi bạn loại bỏ yếu tố cảm xúc trừng phạt ra khỏi cuộc đối thoại, bạn đang tạo ra một không gian an toàn để thảo luận về hiệu suất. Cuộc trò chuyện sẽ xoay quanh công việc, quy trình và kết quả, thay vì xoay quanh cá tính hay lỗi lầm của một người. Đây là bước đệm thiết yếu để xây dựng một văn hoá làm việc minh bạch và chuyên nghiệp, nơi mọi người không sợ hãi khi đối mặt với sự thật.
Mẹo 2: Luôn bắt đầu bằng việc ‘hỏi’ thay vì ‘kết tội’
Bạn sẽ làm gì khi một dự án quan trọng bị trễ deadline? Phản xạ tự nhiên của nhiều người là lao vào với một câu hỏi mang tính buộc tội: “Tại sao lại để dự án này trễ?”. Ngay lập tức, bạn đã đặt người đối diện vào thế phòng thủ. Họ sẽ bắt đầu tìm lý do bào chữa, đổ lỗi cho hoàn cảnh, hoặc tệ hơn là im lặng vì sợ hãi.
Leila Hormozi đề xuất một cách tiếp cận hiệu quả hơn rất nhiều: hãy bắt đầu bằng cách nêu sự thật và đặt câu hỏi mở. Thay vì kết tội, hãy mời họ vào một cuộc đối thoại. Ví dụ: “Sơn thấy báo cáo ghi nhận dự án X đã trễ deadline 2 ngày. Cậu nghĩ sao về việc này?”
Bằng cách này, bạn không tấn công cá nhân họ. Bạn chỉ đơn thuần nêu ra một dữ kiện khách quan và mời họ chia sẻ góc nhìn. Điều kỳ diệu là, trong hầu hết các trường hợp, người trong cuộc sẽ tự nhận ra vấn đề và đưa ra lời giải thích trung thực nhất.
Họ có thể nói: “Dạ em biết ạ. Em đã đánh giá sai khối lượng công việc ở giai đoạn đầu” hoặc “Team B giao tài liệu chậm hơn dự kiến 1 ngày nên đã ảnh hưởng đến tiến độ chung ạ.” Khi đó, bạn từ một “kẻ phán xét” đã trở thành một “người đồng hành”. Cuộc trò chuyện chuyển từ đối đầu sang hợp tác: “Okay, anh hiểu rồi. Vậy theo em, chúng ta cần làm gì để giải quyết tình hình hiện tại và tránh lặp lại trong tương lai?”. Cách tiếp cận này không chỉ giúp giải quyết vấn đề hiệu quả mà còn trao quyền cho nhân viên, giúp họ học cách chịu trách nhiệm và tự tìm ra giải pháp.
| Cách tiếp cận “Kết tội” (Không hiệu quả) | Cách tiếp cận “Hỏi” (Hiệu quả) |
|---|---|
| “Tại sao báo cáo của em lúc nào cũng có lỗi?” | “Anh thấy có vài điểm chưa nhất quán trong báo cáo này. Em có thể chia sẻ góc nhìn của mình về nó không?” |
| “Em lại đi trễ nữa à?” | “Anh để ý mấy hôm nay em đều đến văn phòng sau 9:15. Mọi chuyện ổn chứ?” |
| “Đừng có hứa nếu em không làm được!” | “Chúng ta đã cam kết hoàn thành việc này vào thứ Sáu nhưng nó chưa xong. Em nghĩ chúng ta đang gặp trở ngại ở đâu?” |
Mẹo 3: Biến phản hồi thành ‘điều cần làm khác biệt’ trong tương lai
Một trong những sai lầm lớn nhất khi đưa phản hồi là chỉ tập trung vào những gì đã sai trong quá khứ. Câu nói “Bạn làm sai rồi” chỉ khiến người nghe cảm thấy tồi tệ mà không cho họ bất kỳ định hướng nào để cải thiện. Nó chỉ mang lại cảm giác thất bại, không mang lại hành động cụ thể.
Thay vào đó, hãy đóng khung cuộc trò chuyện quanh câu hỏi: “Chúng ta muốn làm điều gì khác đi trong tương lai?”. Cách diễn đạt này ngay lập tức chuyển trọng tâm từ chỉ trích quá khứ sang xây dựng tương lai. Nó không phủ nhận sai lầm, nhưng nó sử dụng sai lầm đó làm bàn đạp cho sự tiến bộ. Bạn không chỉ cho họ thấy họ đang làm sai ở đâu, mà quan trọng hơn, bạn cho họ thấy một con đường rõ ràng để làm đúng.
Nếu bạn muốn khiến ai đó cảm thấy tồi tệ, hãy nói cho họ biết họ đã làm gì sai. Nếu bạn muốn họ làm tốt hơn, hãy chỉ cho họ biết bạn muốn họ làm gì khác đi trong tương lai.
Ví dụ, thay vì nói: “Cách em thuyết trình với khách hàng hôm qua thật tệ”, hãy thử nói: “Cảm ơn bài thuyết trình của em hôm qua. Lần tới, để tăng tính thuyết phục, anh nghĩ chúng ta nên thêm vào 2 case study cụ thể và tập trung vào dữ liệu ROI ở slide cuối. Em thấy sao?”. Bạn thấy không? Đó là một sự khác biệt rất lớn. Phản hồi của bạn trở thành một lời khuyên, một buổi coaching mang tính xây dựng, thay vì một lời chê bai. Điều này giúp nhân viên nhìn nhận phản hồi như một cơ hội để phát triển, chứ không phải một cuộc tấn công cá nhân.
Câu chuyện ngoài phòng họp: Áp dụng vào cả hôn nhân
Điều làm tôi tâm đắc nhất là khi Leila chia sẻ rằng cô và chồng mình, Alex Hormozi, cũng áp dụng những nguyên tắc này trong chính mối quan hệ của họ. Cô kể rằng khi một trong hai người làm điều gì đó ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ, thay vì buông lời chì chiết, họ sẽ hỏi một cách chân thành: “Anh/Em nghĩ sao về chuyện vừa rồi?”.
Câu hỏi này mở ra một không gian để cả hai cùng nhìn nhận sự việc. Người kia thường sẽ tự nói ra suy nghĩ của mình, ví dụ: “Em nghĩ lúc đó em đã hơi ngốc” hoặc “Anh đã phản ứng hơi thái quá”. Lúc này, người còn lại không cần phải “thêm dầu vào lửa” nữa. Thay vào đó, họ có thể trở thành người hỗ trợ: “Okay, vậy lần sau chúng ta có thể làm gì để giúp nhau tốt hơn?”. Họ trở thành đồng minh kéo nhau lên, thay vì đối thủ dìm nhau xuống.
Câu chuyện này cho thấy đây không phải là những “chiêu trò” quản lý khô khan. Đây là những nguyên tắc giao tiếp giữa người với người. Dù là trong công việc với nhân viên, với đối tác, hay trong cuộc sống với người bạn đời, việc chuyển từ phán xét sang tò mò, từ chỉ trích quá khứ sang xây dựng tương lai, luôn mang lại những kết quả tích cực không ngờ.
Tóm tắt: Giao tiếp rõ ràng tạo ra hành động rõ ràng
Để lãnh đạo hiệu quả, đặc biệt trong một hệ thống một người nơi sự tự chủ là tối quan trọng, khả năng giao tiếp thẳng thắn là không thể thiếu. Sự thẳng thắn không phải là cái cớ để trở nên thô lỗ. Ngược lại, đó là một kỹ năng được mài giũa, đòi hỏi sự tinh tế và tư duy đúng đắn.
Hãy nhớ ba điều:
- Hậu quả, không trừng phạt: Tập trung vào kết quả logic của hành động, không phải cảm xúc cá nhân.
- Hỏi, không kết tội: Nêu sự thật và đặt câu hỏi để mở ra cuộc đối thoại thay vì đóng nó lại bằng sự phòng thủ.
- Hướng về tương lai, không dằn vặt quá khứ: Cung cấp định hướng rõ ràng về “điều cần làm khác đi” thay vì chỉ nói “bạn đã làm sai”.
Khi bạn giao tiếp một cách rõ ràng, bạn sẽ nhận lại được những hành động rõ ràng. Bạn không chỉ giải quyết được vấn đề trước mắt mà còn xây dựng được một đội ngũ tự tin, tự chủ và không ngừng phát triển.
Bạn đã, đang, và sẽ thay đổi cách giao tiếp của mình như thế nào để đội ngũ làm việc hiệu quả hơn? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!