Bạn có đang mất kiểm soát tuần làm việc của mình?
Bạn có bao giờ kết thúc một tuần làm việc mà cảm thấy kiệt sức, quay cuồng trong mớ bòng bong của những cuộc họp đột xuất, email khẩn cấp, và hàng tá việc “chữa cháy” không tên? Bạn cảm thấy mình đang phản ứng lại với mọi thứ thay vì chủ động dẫn dắt công việc và cuộc sống. Nếu câu trả lời là có, bạn không hề đơn độc. Tôi cũng đã từng ở trong tình trạng đó. Tuần làm việc của tôi từng là một chuỗi những ngày hỗn loạn, nơi tôi để cho lịch trình kiểm soát mình, thay vì ngược lại.
Đó là lý do tôi tạo ra “Hệ điều hành Tuần mơ ước” (Dream Week OS). Đây không phải là một công cụ phức tạp hay một bộ quy tắc cứng nhắc. Nó đơn giản là một khung tư duy, một cách tiếp cận có chủ đích để bạn thiết kế một tuần làm việc không chỉ năng suất, mà còn mang lại sự bình yên, tự do và hạnh phúc. Hệ thống này giúp bạn giành lại quyền kiểm soát, tập trung vào những gì thực sự quan trọng và xây dựng một cuộc sống đúng với mong muốn của mình.
Hành trình từ tuần làm việc hỗn loạn đến sự bình yên có chủ đích
Tôi vẫn nhớ như in những ngày tháng mà mỗi sáng thứ Hai thức dậy là một cảm giác nặng trĩu. Lịch của tôi dày đặc các cuộc họp vô thưởng vô phạt, email thì không ngừng đổ về, và tôi luôn trong trạng thái bị động, chạy theo giải quyết vấn đề của người khác. Tôi làm việc rất nhiều, nhưng cuối tuần nhìn lại, tôi chẳng thấy mình tiến thêm được bước nào đến gần mục tiêu lớn. Sự kiệt sức và cảm giác mất phương hướng là những gì còn sót lại.
Đó là lúc tôi nhận ra: Nếu không tự mình thiết kế tuần làm việc, người khác sẽ làm điều đó thay bạn.
Và tôi quyết định phải thay đổi. Tôi bắt đầu bằng một hành động rất nhỏ: hủy bỏ toàn bộ các cuộc họp vào sáng thứ Hai. Chỉ một thay đổi nhỏ đó thôi đã làm tăng hạnh phúc hàng tuần của tôi lên khoảng 8-10%. Thứ Hai bỗng trở thành một ngày cuối tuần kéo dài, một khoảng lặng quý giá để tôi nạp lại năng lượng và hoạch định cho cả tuần. Từ bước đệm đó, tôi dần dần xây dựng nên “Hệ điều hành Tuần mơ ước” của riêng mình. Nó không biến tôi thành một cỗ máy, mà ngược lại, nó trả lại cho tôi sự tự do, sự sáng tạo và niềm vui trong công việc. Nó giúp tôi biến mỗi tuần không phải là một cuộc chiến, mà là một tác phẩm nghệ thuật được sắp đặt có chủ đích.
Bước 1: Phân loại công việc theo ngày để tạo sự tập trung tuyệt đối
Bước đầu tiên để xây dựng một tuần làm việc hiệu quả là ngừng suy nghĩ về công việc như một danh sách dài vô tận. Thay vào đó, hãy nhóm các loại công việc tương tự lại với nhau và dành riêng mỗi ngày cho một chủ đề cụ thể. Việc này giúp não bộ của bạn không phải chuyển đổi liên tục giữa các bối cảnh khác nhau, từ đó tăng cường sự tập trung sâu và hiệu quả công việc.
Đây là cách tôi phân loại các ngày trong tuần của mình, bạn có thể tham khảo để tạo ra phiên bản phù hợp nhất:
| Ngày trong tuần | Chủ đề chính | Mục đích |
|---|---|---|
| Thứ Hai | Ngày tự do (No-meeting Day) | Lập kế hoạch tuần, làm việc sâu, không bị gián đoạn. |
| Thứ Ba | Ngày họp (Meeting Day) | Tập trung tất cả các cuộc họp nội bộ, đối tác vào một ngày. |
| Thứ Tư | Ngày học hỏi (Learning Day) | Dành thời gian cho các khóa học, mastermind, phát triển bản thân. |
| Thứ Năm | Ngày cộng đồng (Audience Day) | Tương tác với khán giả, xây dựng kênh, phễu marketing. |
| Thứ Sáu | Ngày sáng tạo (Creative Day) | Quay video, sản xuất nội dung chính. |
| Thứ Bảy | Ngày viết lách (Writing Day) | Viết blog, newsletter, lên kịch bản. |
Bằng cách này, tôi biết chính xác mình cần tập trung vào điều gì mỗi ngày. Thứ Ba, tôi sẽ chuẩn bị tinh thần để giao tiếp và kết nối. Thứ Sáu, tôi sẽ bật chế độ sáng tạo. Cách làm này mang lại sự rõ ràng và giúp tôi tận dụng tối đa năng lượng của mình cho từng loại công việc cụ thể.
Bước 2: Bảo vệ “khối thời gian thiêng liêng” buổi sáng cho Deep Work
Nếu có một điều quan trọng nhất bạn cần làm để thay đổi tuần làm việc của mình, thì đó chính là: bảo vệ thời gian buổi sáng. Buổi sáng là lúc năng lượng và sự tập trung của chúng ta ở mức cao nhất. Đây là “khối thời gian thiêng liêng” mà bạn nên dành cho Deep Work – những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ và có tác động lớn nhất đến mục tiêu dài hạn của bạn.
Deep Work là thời gian để bạn tạo ra giá trị, không phải để bạn trả lời email.
Đối với tôi, buổi sáng là để phát triển khán giả, tạo ra nội dung giá trị, hoặc xây dựng các hệ thống giúp doanh nghiệp của tôi phát triển. Trong khoảng 4 tiếng đồng hồ này, tôi sẽ:
- Tắt mọi thông báo.
- Không kiểm tra email hay mạng xã hội.
- Tuyệt đối không nhận bất kỳ cuộc họp nào.
Đây là khoảng thời gian tôi thực sự làm việc trên doanh nghiệp, chứ không phải làm việc trong doanh nghiệp. Nó giúp tôi tạo ra đòn bẩy lớn nhất cho sự nghiệp và cuộc sống của mình. Hãy xác định đâu là những nhiệm vụ “át chủ bài” của bạn và dành cho chúng khoảng thời gian quý giá nhất trong ngày. Đừng để sự phiền nhiễu của người khác đánh cắp đi sự tập trung của bạn.
Bước 3: Linh hoạt với buổi chiều để tái tạo năng lượng
Nếu buổi sáng là để tập trung cao độ, thì buổi chiều là thời gian cho sự linh hoạt và kết nối. Sau khi đã hoàn thành phần việc quan trọng nhất, tôi sử dụng buổi chiều cho các hoạt động ít đòi hỏi sự tập trung sâu hơn. Việc này giúp tôi duy trì năng lượng cho cả ngày và tránh bị kiệt sức.
Buổi chiều của tôi thường bao gồm:
- Các cuộc họp 1:1 với đội nhóm: Đây là lúc để trao đổi nhanh, cập nhật tiến độ.
- Học hỏi và khám phá: Tôi có thể xem một video trên YouTube, nghe sách nói, hoặc đọc những cuốn sách về chủ đề tôi tò mò.
- Tương tác với cộng đồng: Dành thời gian kết nối với những người xung quanh, dù là online hay offline.
- Thư giãn và tái tạo: Đôi khi tôi sẽ đi tập gym, đi tắm hơi, hoặc đơn giản là đi dạo để đầu óc được thư thái.
Cuộc sống không chỉ có công việc. Hạnh phúc đến từ sự cân bằng và khả năng tận hưởng những khoảnh khắc nhỏ bé.
Việc phân bổ linh hoạt này không có nghĩa là lười biếng. Nó là một chiến lược có chủ đích để bảo vệ năng lượng và nuôi dưỡng sự sáng tạo. Khi bạn cho phép mình có những khoảng nghỉ, bạn sẽ quay trở lại công việc với một tinh thần sảng khoái và hiệu quả hơn rất nhiều. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của chúng ta là xây dựng một cuộc sống bền vững, không phải một cuộc đua nước rút đến kiệt sức.
Bài học lớn nhất: Năng suất chỉ là sản phẩm phụ của một cuộc sống có chủ đích
Khi tôi bắt đầu hành trình thiết kế lại tuần làm việc của mình, mục tiêu ban đầu chỉ đơn giản là tăng năng suất. Nhưng điều tôi nhận lại còn lớn hơn thế rất nhiều. Tối ưu hóa tuần làm việc không chỉ giúp tôi hoàn thành nhiều việc hơn. Nó mang lại cho tôi sự tự do, hạnh phúc và quan trọng nhất là cảm giác làm chủ cuộc đời mình.
Tôi nhận ra rằng, việc sống có chủ đích – biết rõ mình muốn gì và sắp xếp thời gian để đạt được điều đó – mới là chìa khóa. Năng suất chỉ là một sản phẩm phụ tự nhiên của một cuộc sống được thiết kế tốt. Khi bạn ngừng chạy theo sự hỗn loạn và bắt đầu sống theo luật của riêng mình, bạn sẽ thấy mọi thứ thay đổi. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho gia đình, bạn bè và cho chính những đam mê của mình.
Mục tiêu cuối cùng không phải là trở thành một “chiến binh” công sở. Mục tiêu là để khi nhìn lại cuộc đời mình vào năm 85 tuổi, chúng ta có thể tự hào nói rằng: “Chà, đó là một cuộc đời đáng sống, một cuộc đời mà tôi đã sống theo cách của riêng mình.”
Đã đến lúc hành động!
Tôi đã chia sẻ với bạn khung tư duy và các bước cụ thể đã giúp tôi thay đổi hoàn toàn. Bây giờ đến lượt bạn. Đừng chờ đợi một thời điểm hoàn hảo. Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng việc phác thảo ra “Hệ điều hành Tuần mơ ước” của riêng bạn.
Tuần tới của bạn sẽ trông như thế nào nếu bạn có toàn quyền quyết định? Bạn sẽ dành buổi sáng cho việc gì? Bạn sẽ loại bỏ điều gì? Hãy viết ra, dù chỉ là vài gạch đầu dòng đơn giản. Và sau đó, hãy thực hiện một thay đổi nhỏ.
Hãy bắt đầu hành trình giành lại quyền kiểm soát tuần làm việc, và quan trọng hơn, là cuộc sống của bạn. Tôi tin rằng bạn sẽ ngạc nhiên với sự khác biệt mà nó mang lại.
Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới: Một thay đổi nhỏ bạn sẽ thực hiện ngay trong tuần tới để tuần làm việc của mình trở nên hiệu quả và ý nghĩa hơn là gì?